Straatfestival organiseren: checklist en planning

Een straatfestival organiseren vraagt meer dan een programma en een paar kramen. Je moet de route, vergunning, verkeersmaatregelen, toiletten, afvalinzameling en stroom ruim vooraf vastleggen. Daarna volgen de straatindeling, leveranciers, vrijwilligers, aanmeldingen en boodschappen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de opbouw opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning straatfestival aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Elektriciteit op locatie controleren
2 personen
Stroomverdeling plannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Straatindeling tekenen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen inplannen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijs- en menukaarten maken
2 personen
Polsbandjes en muntjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Sauzen en toppings klaarzetten
2 personen
Verkeersborden klaarleggen
2 personen
Opbouwteam instrueren
2 personen
Straat afzetten
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten plaatsen en bevoorraden
2 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Laatste briefing geven
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Eten bereiden
5 personen
Eten uitserveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verkeersafzetting bewaken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Programma-aankondigingen doen
Lichtniveau controleren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Verkoop en uitgifte stoppen
3 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Straat schoonvegen
4 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Straatafzettingen verwijderen
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Gasbarbecuesaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Megafoon
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschalenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Menubordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikopenersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, route en vergunning. Regel verkeersmaatregelen en informeer buurtbewoners voordat je uitnodigingen verstuurt; wijzigingen in de route werken anders door in het hele plan.
Controleer elektriciteit op locatie vóór je apparatuur reserveert. Teken daarna de stroomverdeling uit voor koelkasten, koffiezetapparaten, warmhoudbakken, kassa’s, verlichting en verlengkabels.
Plan toiletten en afvalinzameling als aparte leveringen. Noteer per leverancier een aankomsttijd en wijs iemand aan die controleert of alles vóór de start op de juiste plek staat.
Maak de straatindeling op papier voordat je marktkramen, partytenten, tafels en stoelen verdeelt. Houd loopruimte, toegang tot voorzieningen en een duidelijke route naar de uitgang vrij.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vóór je boodschappen doet. Sorteer polsbandjes en muntjes, controleer materialen en bestel ontbrekende spullen uiterlijk vóór de laatste leveringsronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, vergunning en verkeersmaatregelen. Reserveer toiletten, afvalinzameling en belangrijke leveranciers zodra de locatie en datum vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een straatfestival aanvragen?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 3 tot 6 maanden vóór het festival. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een straatfestival?: Maak per taak een bezetting voor opbouw, ontvangst, kramen, programma, afval en afsluiting. Plan naast de vaste bezetting minstens 2 reservevrijwilligers voor uitval of extra werk tijdens het festival.
Wanneer moet ik de stroom voor een straatfestival controleren?: Controleer de beschikbare elektriciteit minimaal 2 tot 4 weken vooraf en maak daarna de stroomverdeling. Test op de opbouwdag alle stekkerdozen, verlengkabels, kassa’s, koeling en verlichting voordat bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.