Checklist pour organiser un festival de rue

Un festival de rue se prépare d’abord sur papier, puis dans la rue. Commence par fixer la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations et régler la circulation avant de confirmer les prestataires. Ensuite, organise les stands, l’électricité, les toilettes, les déchets, les inscriptions et les bénévoles. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent oubliés, comme l’information des riverains, les livraisons et l’éclairage de fin de journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander l’autorisation pour un festival de rue
Demander des mesures de circulation
Réserver les toilettes
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier l’électricité sur place
2 personnes
Planifier la distribution d’électricité
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Informer les riverains
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Tracer l’aménagement de la rue
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les livraisons
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les cartes de prix et les menus
2 personnes
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer les sauces et garnitures
2 personnes
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Barricader la rue
4 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer et approvisionner les toilettes
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing final
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Préparer les repas
5 personnes
Servir les repas
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Surveiller le balisage routier
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Faire les annonces du programme
Vérifier le niveau d’éclairage
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Arrêter la vente et la distribution
3 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Balayer la rue
4 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Retirer les barrières de rue
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecues à gazqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24
Balances de cuisineqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de menuqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Ouvre-boîtesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant la date : l’autorisation du festival et les mesures de circulation doivent être réglées avant d’annoncer définitivement l’itinéraire.
Dessine l’aménagement de la rue avec les tentes, stands, tables et zones de passage. Prévois aussi les emplacements des toilettes, des déchets, des caisses et des accès pour les livraisons.
Vérifie l’électricité sur place avant de confirmer les équipements. Liste séparément les rallonges, multiprises, machines à café, réfrigérateurs et appareils de cuisson afin d’éviter une surcharge le jour J.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions, avec au moins une personne responsable des stands, des paiements, des livraisons et de la fermeture. Envoie les consignes avant le festival, pas le matin même.
Prépare les panneaux, menus, cartes de prix, bracelets et jetons au moins 24 heures à l’avance. Fais aussi les courses et range les produits par stand pour réduire les allers-retours pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour un festival de rue ?: Dépose la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Attends la confirmation avant de finaliser la communication et les réservations qui dépendent de l’occupation de la rue.
Combien de temps faut-il pour installer un festival de rue ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, branchements, panneaux et zones de paiement. Ajoute du temps si les livraisons arrivent séparément ou si la rue doit être sécurisée avant l’installation.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un festival de rue ?: Vérifie la puissance disponible et établis un plan avant de brancher les appareils. Compte les rallonges et multiprises nécessaires, puis teste chaque réfrigérateur, machine à café, bouilloire et appareil de cuisson avant l’ouverture.
Quand informer les riverains d’un festival de rue ?: Informe-les dès que l’itinéraire, les horaires et les restrictions de circulation sont connus, puis rappelle les informations au moins 7 jours avant. Indique clairement les horaires d’installation, de fermeture de la rue et de remise en état.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.