Checklist para organizar un festival callejero

Un festival callejero necesita más que puestos, música y comida: hay que cerrar la ruta, tramitar permisos y coordinar a proveedores, vecinos y voluntarios. Esta checklist reúne 82 tareas y 57 materiales para avanzar en el orden adecuado. Incluye la planificación del espacio, la electricidad, los aseos, los residuos, las inscripciones y la preparación de cada puesto. Úsala desde las primeras decisiones hasta la compra y el montaje final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso para el festival callejero
Solicitar medidas de tráfico
Reservar los aseos
Reservar recogida de residuos
Comprobar la electricidad en el lugar
2 personas
Planificar la distribución de energía
2 personas
Confirmar proveedores
Informar a los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Dibujar el plano de la calle
2 personas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las entregas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Pedir los materiales que faltan
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer las tarjetas de precios y menús
2 personas
Clasificar las pulseras y monedas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
3 personas
Lavar frutas y verduras
3 personas
Preparar salsas y toppings
2 personas
Preparar señales de tráfico
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Cortar la calle
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar y abastecer los baños
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar la última reunión informativa
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Preparar la comida
5 personas
Servir la comida
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vigilar el vallado de tráfico
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Hacer anuncios del programa
Comprobar el nivel de iluminación
2 personas
Anunciar la última ronda
Detener la venta y la entrega
3 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cubrir la comida y la bebida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Barrer la calle
4 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Retirar los cortes de calle
4 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Barbacoas de gascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Megáfono
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cucharonescant. 8
Tijerascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Básculas de cocinacant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Carteles del menúcant. 8
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Escobascant. 4
Abrelatascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Bridascant. 200

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y la ruta, solicita el permiso del festival y tramita las medidas de tráfico antes de confirmar proveedores o enviar invitaciones.
Dibuja el plano de la calle al menos 3 semanas antes. Marca carpas, puestos, mesas, aseos, accesos, zonas de entrega y recorridos de evacuación; después asigna cada puesto a una ubicación concreta.
Comprueba la electricidad del lugar con 2 semanas de margen. Calcula qué equipos necesitan corriente, distribuye los puntos de carga y reserva cables alargadores y regletas suficientes para no improvisar conexiones el día del festival.
Cierra el programa, las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 10 y 14 días antes. Imprime las tarjetas de precios y menús, prepara las pulseras o monedas y entrega a cada voluntario un horario y una función.
Programa las entregas y la recogida de residuos antes de hacer la compra final. Revisa los materiales 3 días antes y separa por puesto la vajilla reutilizable, las cajas registradoras, los terminales de pago y los utensilios de cocina.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un festival callejero?: Solicítalo entre 8 y 12 semanas antes, porque puede ser necesario coordinar también las medidas de tráfico y el uso de la vía pública. No cierres la ruta definitiva ni anuncies el evento hasta conocer los requisitos de la autoridad correspondiente.
¿Cuándo hay que reservar los aseos y la recogida de residuos?: Reserva ambos servicios al menos 4 semanas antes y confirma horarios, accesos y punto de recogida 7 días antes. La recogida debe quedar coordinada con el desmontaje, no solo con el final del programa.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival callejero?: Calcula como mínimo 1 voluntario por puesto durante el servicio y añade 2 o 3 personas para coordinación, entregas y emergencias. Reparte turnos de 3 a 4 horas para cubrir descansos sin dejar puestos vacíos.
¿Cuándo hay que preparar la electricidad y los materiales?: Haz la comprobación eléctrica y el plano de distribución 2 semanas antes. Revisa todos los materiales 3 días antes, pide lo que falte y deja cables, regletas, iluminación, vajilla y equipos agrupados por zona.

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