Checklist voor een stilteconcert organiseren

Een stilteconcert staat of valt met techniek die vooraf getest is en duidelijke informatie voor bezoekers. Leg eerst locatie, datum en muzikanten vast en controleer daarna vergunningen en reserveringen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je publiekslijst en catering kloppen. Test muziekbestanden, zender, aansluitingen en koptelefoons vóór de opbouwdag. Op locatie werk je van zaalindeling en podiumzone naar techniek, verlichting, catering en de uitgifte van koptelefoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Muzikanten vastleggen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Koptelefoons testen
2 personen
Technische aansluitingen testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Publiekslijst afdrukken
Routebordjes voorbereiden

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Koptelefoons opladen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koptelefoons klaarleggen
3 personen
Techniek volledig testen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
5 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Koptelefoons uitdelen
4 personen
Gebruiksinstructies geven
2 personen
Concert begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koptelefoons wisselen
2 personen
Pauzevoorzieningen aanvullen
2 personen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Koptelefoons innemen
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad en materialen tellen
2 personen
Koptelefoons opladen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Stille concertkoptelefoonsaantal 90
Reservekoptelefoonsaantal 10
Zenderaantal 2
Audiolaptopaantal 2
Audio-aansluitkabels
Koptelefoonladersaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatiefaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Garderobebordjesaantal 2
Routebordjesaantal 8
Naamstickersaantal 100
Vazenaantal 8

Communicatie

Programmaboekjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pennenaantal 12
Clipboardmappenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test alle stille concertkoptelefoons minstens één keer vóór het evenement en laad ze opnieuw op zodra de techniek is opgebouwd. Leg reservekoptelefoons apart klaar, zodat een defect exemplaar de start niet vertraagt.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld de route, het aankomsttijdstip en dat het concert met koptelefoons werkt; maak daarnaast routebordjes voor de laatste meters naar de locatie.
Plan de technische test vóór de zaal wordt gevuld. Controleer audiolaptop, zender, audio-aansluitkabels, DI-boxen en microfoonstandaards samen, zodat je geen losse verbinding pas tijdens het concert ontdekt.
Richt de zaal eerst in met stoelen en tafels en maak daarna de kabelroute. Gebruik stekkerdozen, verlengkabels en kabelgoten voordat bezoekers binnenkomen, zodat looproutes vrij blijven.
Maak de cateringtafel pas compleet nadat de dieetwensen zijn verwerkt. Zet glazen, koffievoorziening, water en hapjes overzichtelijk klaar en houd gekoelde dranken tot vlak voor de ontvangst koel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stilteconcert organiseren?: Leg locatie en muzikanten bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, bezoekersinformatie, dieetwensen en de technische controle.
Wanneer test je de koptelefoons voor een stilteconcert?: Test de koptelefoons minimaal 1 week vooraf met de zender en audiobron. Laad ze op tijdens de opbouw en controleer vlak vóór ontvangst opnieuw een steekproef.
Hoeveel reservekoptelefoons heb ik nodig voor een stilteconcert?: Houd minimaal 5% van het aantal uitgedeelde koptelefoons als reserve aan, met ten minste 2 extra exemplaren. Zo kun je tijdens het concert direct wisselen bij een lege accu of storing.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor een stilteconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vóór het concert. Vermeld route, aankomsttijd, bereikbaarheid en eventuele instructies voor de koptelefoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.