Checklist para organizar un concierto silencioso
Un concierto silencioso necesita más coordinación técnica que un concierto convencional: cada asistente depende de unos auriculares cargados y de una señal estable. Organiza primero el lugar, la fecha, los músicos y los permisos; después gestiona las inscripciones y las preferencias de los visitantes. En los días previos, comprueba los archivos de música, prueba todas las conexiones y prepara la información de acceso. El día del evento, reserva varias horas para montar el escenario, la iluminación, el catering y los auriculares.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Contratar músicos
Comprobar permisos
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Comprobar los archivos de música
2 personas
Probar los auriculares
2 personas
Probar las conexiones técnicas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir la lista de asistentes
Preparar los carteles de ruta
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Montar la técnica
3 personas
Cargar los auriculares
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Dejar los auriculares preparados
3 personas
Probar toda la técnica
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
5 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir auriculares
4 personas
Dar instrucciones de uso
2 personas
Acompañar el concierto
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Intercambiar auriculares
2 personas
Reabastecer los suministros del descanso
2 personas
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Recoger los auriculares
4 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar el inventario y los materiales
2 personas
Cargar los auriculares
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Equipo
- Auriculares para concierto silenciosocant. 90
- Auriculares de repuestocant. 10
- Emisoracant. 2
- Portátil de audiocant. 2
- Cables de conexión de audio
- Cargadores de auricularescant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Canaletas para cablescant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 10
- Soporte de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras para servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Carteles para el guardarropacant. 2
- Carteles de rutacant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Jarronescant. 8
Comunicación
- Programascant. 100
- Pulserascant. 100
- Bolígrafoscant. 12
- Carpetas portapapelescant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: conecta el portátil de audio, la emisora, las cajas DI y los cables, y verifica cada canal con unos auriculares.
- Carga todos los auriculares la noche anterior y prepara los de repuesto en un lugar accesible. Como referencia, ten al menos un 5 % de unidades adicionales respecto al número de asistentes inscritos.
- Envía a los visitantes la dirección, la hora de apertura, las indicaciones de ruta y cualquier norma sobre los auriculares entre 3 y 5 días antes. Así reduces preguntas y llegadas desordenadas.
- Imprime la lista de asistentes y revisa las preferencias dietéticas el mismo día de la compra. Para el montaje del catering, calcula aproximadamente 1 vaso, plato y juego de cubiertos por persona, más un 10 % de reserva.
- Empieza el montaje del lugar entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Coloca primero mesas, sillas y percheros; después monta el escenario, la técnica y la iluminación para que los cables no queden bloqueados por el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto silencioso?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar y la fecha, contratar a los músicos y comprobar los permisos. Envía las invitaciones aproximadamente 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento.
- ¿Cuántos auriculares necesito para un concierto silencioso?
- Prepara un auricular por asistente inscrito y añade al menos un 5 % de repuesto. Para 100 personas, por ejemplo, lleva 105 auriculares y comprueba que todos estén cargados antes de abrir la ubicación.
- ¿Cuándo se deben probar los archivos de música y las conexiones?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela durante el montaje, entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Comprueba el portátil de audio, la emisora, los cables, las cajas DI y los canales de los auriculares.
- ¿Qué información hay que enviar a los asistentes?
- Envía entre 3 y 5 días antes la dirección, la hora de apertura, las indicaciones de ruta y las instrucciones para recoger y utilizar los auriculares. Incluye también un contacto para incidencias y cualquier información sobre comida o preferencias dietéticas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!