Organiser un concert silencieux sans rien oublier

Un concert silencieux demande une préparation technique plus précise qu’un concert classique : chaque participant doit recevoir un casque fonctionnel, chargé et correctement relié à l’émetteur. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les inscriptions, les fichiers musicaux, l’accueil, l’éclairage, les boissons et l’installation de la salle. Gardez une marge pour tester le matériel avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Réserver les musiciens
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Tester les casques
2 personnes
Tester les raccordements techniques
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer la liste du public
Préparer les panneaux d’itinéraire

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Monter la technique
3 personnes
Charger les casques
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les casques audio
3 personnes
Tester entièrement la technique
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les casques audio
4 personnes
Donner les consignes d'utilisation
2 personnes
Encadrer le concert
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Échanger les casques
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures de pause
2 personnes
Animer le concert du soir
3 personnes
Récupérer les casques audio
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter les stocks et le matériel
2 personnes
Charger les casques
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Casques pour concert silencieuxqté 90
Casques de rechangeqté 10
Émetteurqté 2
Ordinateur portable audioqté 2
Câbles de raccordement audio
Chargeurs de casqueqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pied de projecteurqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Étiquettes de vestiaireqté 2
Panneaux d’orientationqté 8
Étiquettes nominativesqté 100
Vasesqté 8

Communication

Brochures du programmeqté 100
Braceletsqté 100
Stylosqté 12
Chemises à pinceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les musiciens dès que la date est fixée, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Un changement de salle tardif peut modifier les raccordements, l’éclairage et le nombre de casques à prévoir.
Testez chaque casque au moins une fois avant le jour du concert et chargez-les suffisamment tôt. Gardez des casques de rechange et testez aussi l’émetteur, l’ordinateur audio, les câbles et les multiprises.
Envoyez aux visiteurs les informations pratiques plusieurs jours avant l’événement : adresse, horaires, itinéraire et consignes pour récupérer leur casque. Imprimez aussi la liste du public afin de traiter rapidement les inscriptions à l’entrée.
Prévoyez l’installation technique avant la décoration et la table traiteur. Les rallonges, câbles de raccordement et goulottes doivent être posés et sécurisés avant d’installer les tables, les chaises et les lampes.
Refroidissez les boissons à l’avance et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Installez les verres, tasses, assiettes, couverts et machines à café sur une table séparée de la zone des casques pour éviter les files et les éclaboussures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert silencieux ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, réserver les musiciens, vérifier les autorisations, gérer les inscriptions et tester le matériel audio.
Combien de casques faut-il prévoir pour un concert silencieux ?: Prévoyez un casque par participant inscrit, plus quelques casques de rechange. Une réserve de 5 à 10 % permet de remplacer rapidement un casque défectueux ou déchargé.
Quand faut-il tester les casques et les fichiers musicaux ?: Effectuez un premier test plusieurs jours avant le concert, puis un contrôle complet le jour même. Vérifiez le son, les raccordements, l’émetteur et la charge des casques avant l’arrivée du public.
Que faut-il installer avant l’ouverture des portes ?: Installez d’abord les tables et les chaises, puis la scène, la technique, l’éclairage et les câbles. Chargez et préparez les casques, mettez en place l’accueil et la table traiteur au moins 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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