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Stillekonzert organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Stillekonzert wirkt unkompliziert, braucht aber mehr technische Vorbereitung als ein gewöhnliches Konzert. Neben Musikern, Raum und Genehmigungen müssen Kopfhörer, Sender, Anschlüsse und Ladegeräte zuverlässig funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Einlass durch die Vorbereitung. Besonders entscheidend sind ein vollständiger Techniktest, klare Besucherinformationen und ein Aufbau, bei dem Ersatzkopfhörer sofort erreichbar sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Musiker festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Kopfhörer testen

    2 Personen

  • Technische Anschlüsse testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Publikumsliste drucken

  • Wegweiser vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Kopfhörer aufladen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kopfhörer bereitlegen

    3 Personen

  • Technik vollständig testen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    5 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Kopfhörer ausgeben

    4 Personen

  • Gebrauchsanweisungen geben

    2 Personen

  • Konzert begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kopfhörer wechseln

    2 Personen

  • Pausenverpflegung auffüllen

    2 Personen

  • Abendkonzert betreuen

    3 Personen

  • Kopfhörer einsammeln

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Vorräte und Materialien zählen

    2 Personen

  • Kopfhörer aufladen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Kopfhörer für das StillekonzertAnz. 90
  • ErsatzkopfhörerAnz. 10
  • SenderAnz. 2
  • AudiolaptopAnz. 2
  • Audio-Anschlusskabel
  • Kopfhörer-LadegeräteAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • LichtstativAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • GarderobenschilderAnz. 2
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • VasenAnz. 8

Kommunikation

  • ProgrammhefteAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 100
  • StifteAnz. 12
  • KlemmbrettmappenAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Teste Musikdateien, Sender, Audiolaptop und alle technischen Anschlüsse spätestens am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Kabel- oder Ladefehler kann sonst den Einlass verzögern.
  • Plane pro Kopfhörer mindestens einen Ladeplatz ein und lade die Geräte vollständig auf. Lege Ersatzkopfhörer getrennt bereit, statt sie erst während der Ausgabe zu suchen.
  • Schicke den Besuchern die wichtigsten Informationen spätestens 48 Stunden vorher: Einlasszeit, Adresse, Hinweise zur Anreise und den Ablauf vor Ort.
  • Richte Wegweiser vom Eingang bis zum Konzertbereich ein und drucke die Publikumsliste vor dem Öffnen der Location. So bleibt die Anmeldung auch bei vielen gleichzeitig eintreffenden Gästen übersichtlich.
  • Baue Technik, Bühnenbereich und Beleuchtung vor dem Einlass vollständig auf. Prüfe danach jeden Sitzplatz, die Kabelkanäle und die Lautstärke, bevor Getränke und Snacks ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Stillekonzert organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Musiker, Raum, Reservierungen, Genehmigungen und die technische Ausstattung noch ohne Zeitdruck klären.
Wie viele Ersatzkopfhörer braucht man für ein Stillekonzert?
Plane mindestens 5 bis 10 Prozent der ausgegebenen Kopfhörer als Ersatz ein. Bei 100 Gästen solltest du also 5 bis 10 getestete Ersatzgeräte bereithalten.
Wann müssen die Kopfhörer für ein Stillekonzert geladen werden?
Lade alle Kopfhörer spätestens am Vortag vollständig und prüfe am Veranstaltungstag erneut den Ladezustand. So bleibt vor dem Einlass noch Zeit, einzelne Geräte auszutauschen.
Wann soll man die Besucherinformationen verschicken?
Verschicke die Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Konzert. Bei Änderungen an Ort, Einlass oder Anreise solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag eine kurze Aktualisierung senden.

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