Checklist voor een station open dag organiseren

Een station open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en rondleidingen. Je moet bezoekers aanmelden, routes veilig laten verlopen en op meerdere plekken tegelijk informatie geven. Begin met vergunningen, het programma en de rondleidingen; regel daarna vrijwilligers, catering en techniek. In de laatste week controleer je de voorraad, druk je bezoekersinformatie af en loop je de locatie na. Zo staat de entree klaar, werkt de presentatie en weet iedere vrijwilliger waar die moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen inplannen
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Catering reserveren
Vergunningen controleren
Programma definitief maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Infoborden voorbereiden
2 personen
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Bezoekersinformatie afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Sleutels verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
4 personen
Tentoonstellingen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Infostands bemannen
6 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Demonstraties verzorgen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Fotohoek bemannen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

Infostands afbouwen
4 personen
Tentoonstellingen afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten koelen
Registratielijst archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Paraplubakkenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Tangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Handdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8
Gehoorbeschermingaantal 20

Informatie

Informatiebordenaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Stiftenaantal 20
Naamstickersaantal 200

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 40
Stiftenaantal 40
Puzzelsaantal 6
Speelmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk één week vooraf definitief vast. Plan rondleidingen in blokken en houd per route tijd over voor vragen, wisselen van groepen en een eventuele vertraging.
Verwerk aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en geef de definitieve aantallen door aan de catering.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar voordat je de entree inricht. Plaats bewegwijzering, infoborden, afzetpalen en afzetlint bij kruisingen, afgesloten delen en het begin van iedere rondleidingsroute.
Test techniek minstens 2 dagen vooraf op de plek waar die wordt gebruikt. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Plan een laatste locatie-inspectie op de dag vóór de open dag. Controleer dan de vrije entree, tafels, stoelen, ontvangstbalie, sleutels, gekoelde dranken, naambadges en afgedrukte bezoekersinformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een station open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, programma, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Houd de laatste 7 dagen vrij voor aanmeldingen verwerken, roosters, voorraad, techniek en de locatie-inspectie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een station open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de ontvangstbalie, één per actieve rondleiding en extra hulp voor catering en techniek. Bij meerdere gelijktijdige routes tel je dus per route een begeleider op bij de basisbezetting.
Wanneer moet ik catering voor een station open dag reserveren?: Reserveer catering zodra je een eerste bezoekersinschatting hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen vóór de open dag door.
Wanneer test ik de techniek voor een station open dag?: Doe een volledige test 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de ochtend zelf. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook alle kabels, stekkerdozen, microfoons en de presentatie op de laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.