Boodschappenlijst voor een station open dag

Voor een station open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten de entree, ontvangstbalie en rondleidingsroutes snel herkennen, terwijl presentaties en techniek zonder zoeken klaarstaan. Denk daarom aan servies voor de catering, naambadges en bezoekersinformatie, maar ook aan afzetmateriaal, paraplubakken en verlengkabels. Controleer vóór het boodschappen doen hoeveel bezoekers zich hebben aangemeld en hoeveel rondleidingen tegelijk plaatsvinden. Zo voorkom je dat koffie, stoelen of informatiemateriaal halverwege op zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Paraplubakkenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Tangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Handdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8
Gehoorbeschermingaantal 20

Informatie

Informatiebordenaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Stiftenaantal 20
Naamstickersaantal 200

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 40
Stiftenaantal 40
Puzzelsaantal 6
Speelmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Limonade - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Bier - 8 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Miniwaterijsjes - 200 stuks
- Stokbroden - 25 stuks
- Mini pistolets - 150 stuks
- Volkoren brood - 8 broden
- Croissants - 100 stuks
- Krentenbollen - 80 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 3 kilogram
- Sla - 10 kroppen
- Paprika's - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Mandarijnen - 5 kilogram
- Yoghurt - 6 kilogram
- Muesli - 2 kilogram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Borrelnoten - 5 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Augurken - 3 potten
- Kaasstengels - 5 kilogram
- Mini gehaktballetjes - 6 kilogram
- Vegetarische snacks - 5 kilogram
- Bladerdeeghapjes - 300 stuks
- Mini pizza's - 250 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 150 stuks
- Muffins - 150 stuks
- Appeltaart - 6 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Allergenenstickers - 2 vellen
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Houten cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flacons
- Desinfecterende handgel - 10 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar

Tips

Reken voor koffie en thee per bezoeker op minimaal 1 koffiekopje, 1 koffielepel en 1 servet; bij een programma van meerdere uren is een reserve van 10 tot 15 procent praktisch.
Zet bij de entree een ontvangstbalie met naambadges en bezoekersinformatie klaar. Druk die informatie uiterlijk 1 dag vooraf af en neem ongeveer 10 procent extra exemplaren mee.
Plan per rondleidingsgroep voldoende route- en afzetmateriaal. Leg afzetpalen en afzetlint klaar op plekken waar bezoekers niet zelfstandig langs mogen, en controleer de route nog vóór de eerste groep binnenkomt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons minimaal 2 uur vóór de start. Neem voor elke gebruikte opstelling een passende verlengkabel en stekkerdoos mee, plus reservekabels als de afstand tot het stopcontact onzeker is.
Koel de dranken enkele uren vooraf en gebruik herbruikbare glazen bij de catering. Zet paraplubakken bij de ingang en houd kledingrekken vrij voor jassen; die twee voorzieningen worden bij slecht weer of volle rondleidingen snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een station open dag?: Zorg naast catering voor herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden, besteksets en serveerbladen. Voor de organisatie heb je ook naambadges, bezoekersinformatie, afzetpalen, afzetlint, paraplubakken en materiaal voor bewegwijzering nodig. Voor presentaties horen een laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen op de controlelijst.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een station open dag?: Zet minimaal evenveel klapstoelen klaar als het maximale aantal bezoekers dat tegelijk naar een presentatie of ontvangstmoment gaat. Tel daar 10 procent reserve bij op; bij 80 gelijktijdige bezoekers betekent dat 88 stoelen. Voor rondleidingen waarin bezoekers blijven staan, zijn statafels vaak praktischer dan extra zitplaatsen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor de open dag doen?: Bestel catering, servies en meubilair uiterlijk 1 week vooraf als je van een leverancier afhankelijk bent. Koop houdbare materialen en drukwerk 2 tot 3 dagen vooraf; haal gekoelde dranken en verse catering op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer de voorraad opnieuw na het verwerken van de laatste aanmeldingen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een station open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 100 bezoekers bij een programma van 3 uur komt dat neer op ongeveer 400 tot 500 drankjes, afhankelijk van het weer en de catering. Houd daarnaast 10 procent extra achter de hand voor vrijwilligers en onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.