Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de station

Une journée portes ouvertes de station se prépare comme un parcours visiteur, de l’inscription à l’accueil sur place. Commencez par fixer les créneaux de visite, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles, puis verrouillez les autorisations et le catering. La dernière semaine sert surtout à tester la technique, imprimer les informations et préparer les badges. Le jour J, prévoyez du temps pour dégager l’entrée, installer l’accueil et vérifier chaque itinéraire avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Imprimer les informations visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Rassembler les clés
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Installer les expositions
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Assurer les démonstrations
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Assurer le stand photo
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Démonter les stands d'information
4 personnes
Démonter les expositions
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Retirer la signalétique
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Réfrigérer les restes
Archiver la liste d'inscription
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Porte-parapluiesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Pichets réfrigérantsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Serviettesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Protection auditiveqté 20

Informations

Panneaux d'informationqté 12
Flyers du programmeqté 500
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 20
Étiquettes nominativesqté 200

Activités pour enfants

Coloriagesqté 200
Crayons de couleurqté 40
Marqueursqté 40
Puzzlesqté 6
Tapis de jeuqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs par créneau. Traitez les réponses au fil de l’eau et relancez les personnes dont les informations alimentaires sont incomplètes.
Planifiez les visites guidées par groupes plutôt que de laisser les arrivées s’accumuler. Faites parcourir chaque itinéraire à un bénévole avant l’ouverture et prévoyez un point de regroupement clairement indiqué.
Ne gardez pas la signalétique pour la veille : les panneaux, le balisage et les informations visiteurs doivent être imprimés puis testés sur place. Vérifiez notamment le chemin entre l’entrée, l’accueil et le départ des visites.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs et les microphones au moins 24 heures avant. Comptez les rallonges et multiprises par zone afin d’éviter les branchements improvisés le matin même.
Préparez l’accueil avant l’ouverture avec les badges, les clés, les documents visiteurs et les boissons déjà refroidies. Gardez une réserve de verres réutilisables, de tasses et de couverts pour ne pas interrompre l’équipe pendant les visites.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de station ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite 7 jours pour traiter les inscriptions, repérer les besoins alimentaires et ajuster les groupes de visite.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par groupe de visite, plus 1 personne à l’accueil et 1 personne disponible en renfort. Pour des groupes de 10 à 15 visiteurs, cette répartition limite les retards et les départs mal orientés.
Quand tester le matériel technique avant l’événement ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez le son, les présentations, les écrans, les câbles, les rallonges et les multiprises dans leur emplacement définitif.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes de station ?: La veille, finalisez le programme, imprimez les informations visiteurs, préparez les badges et installez ou regroupez la signalétique. Refroidissez les boissons et faites une inspection du lieu au plus tard 2 heures avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.