Zo organiseer je een station open dag

Een station open dag vraagt om meer dan een rondleiding en een ontvangsttafel. Je organiseert tegelijk bezoekersstromen, rondleidingen, presentaties, catering en de inzet van vrijwilligers. Begin met het programma en de verwachte bezoekersaantallen; die bepalen hoeveel routes, tijdsloten, medewerkers en materialen je nodig hebt. Werk daarna toe naar een duidelijke entree, herkenbare bewegwijzering en een getest programma. De laatste controle draait vooral om toegang, techniek, voorraad en informatie voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier publiceren
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Rondleidingen inplannen
2 personen
6
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
7
Catering reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Bewegwijzering ontwerpen
11
Infoborden voorbereiden
2 personen
12
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Bezoekersinformatie afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Presentaties klaarzetten
2 personen
18
Sleutels verzamelen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie inspecteren
3 personen
22
Entree vrijmaken
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Infostands inrichten
4 personen
27
Tentoonstellingen opstellen
4 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
31
Verlichting aansluiten
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
33
Koffie en thee zetten
2 personen
34
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
35
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
36
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

37
Registratietafel bemannen
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Infostands bemannen
6 personen
41
Rondleidingen begeleiden
6 personen
42
Demonstraties verzorgen
3 personen
43
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
44
Fotohoek bemannen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Servies ophalen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
53
Avondprogramma aankondigen
54
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
57
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

58
Infostands afbouwen
4 personen
59
Tentoonstellingen afbreken
4 personen
60
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
67
Bewegwijzering verwijderen
3 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Restanten koelen
71
Registratielijst archiveren
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Paraplubakkenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Tangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Handdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8
Gehoorbeschermingaantal 20

Informatie

Informatiebordenaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Stiftenaantal 20
Naamstickersaantal 200

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 40
Stiftenaantal 40
Puzzelsaantal 6
Speelmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met het programma, de aanmeldpagina en de uitnodigingen. Vermeld per rondleiding een tijdstip, maximale groepsgrootte en eventuele toegangsbeperkingen, zodat je later niet handmatig moet schuiven.
Plan rondleidingen met minimaal 15 minuten tussen twee groepen. Gebruik die tijd om de route na te lopen, bezoekers uit elkaar te houden en een gids of vrijwilliger opnieuw op positie te brengen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Plan naast rondleiders ook mensen voor de ontvangstbalie, bewegwijzering, catering, techniek en het verzamelen van sleutels.
Test laptop, beamer, projectieschermen, speakers en microfoons minstens 3 dagen vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die worden bij een technische test vaak vergeten.
Richt de entree de dag ervoor in met een ontvangstbalie, naambadges, bezoekersinformatie en afzetpalen of afzetlint. Zet paraplubakken, kledingrekken en wachtruimte niet pas tijdens de opening neer: een vrije entree voorkomt opstoppingen bij de eerste rondleiding.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een station open dag organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen, uitnodigingen, aanmeldingen, catering, rondleidingen en een vrijwilligersrooster. Plan de definitieve programma- en routecontrole uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoeveel tijd moet er tussen rondleidingen zitten?: Houd minimaal 15 minuten tussen twee rondleidingen aan. Bij een lange route, beperkte doorgangen of veel bezoekers is 20 minuten veiliger. Gebruik aanmeldingen om groepen vooraf in te delen en voorkom dat bezoekers zonder tijdslot aansluiten.
Wanneer moet je de techniek voor een station open dag testen?: Test de techniek minstens 3 dagen vooraf en nog eenmaal op de ochtend zelf. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook microfoonstatieven, kabels, stekkerdozen en de plek van het projectiescherm.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een station open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger per rondleiding, plus twee mensen voor ontvangst en doorstroming. Voeg voor catering en techniek elk minstens één verantwoordelijke toe; bij meerdere gelijktijdige routes heeft iedere route een eigen begeleider nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.