Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de una estación

Una jornada de puertas abiertas de una estación necesita más coordinación que una visita normal: hay que controlar las inscripciones, distribuir los grupos y mantener despejadas las zonas de paso. Esta checklist reúne 73 tareas y 74 materiales para avanzar desde la planificación hasta el desmontaje. Empieza por permisos, programa y voluntariado; deja la recepción, las rutas y la prueba técnica cerradas antes de abrir las puertas. También encontrarás los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las acreditaciones, las llaves y las bebidas frías.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Programar visitas guiadas
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Comprobar permisos
Definir el programa final
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar los paneles informativos
2 personas
Revisar las rutas de visita guiada
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Imprimir la información para visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Recoger las llaves
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Despejar la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Montar exposiciones
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Guiar visitas
6 personas
Ofrecer demostraciones
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Atender el rincón fotográfico
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar la última visita
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos de información
4 personas
Desmontar exposiciones
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Retirar la señalización
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Refrigerar los sobrantes
Archivar la lista de registro
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Paragüeroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Jarras refrigerantescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 16
Pinzascant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4
Toallascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6
Bateríascant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Walkie-talkiescant. 8
Protección auditivacant. 20

Información

Paneles informativoscant. 12
Folletos del programacant. 500
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Rotuladorescant. 20
Pegatinas con nombrecant. 200

Actividades infantiles

Libros para colorearcant. 200
Lápices de colorescant. 40
Rotuladorescant. 40
Puzlescant. 6
Colchonetas de juegocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese dato puedes confirmar el catering y preparar grupos de visita con un tamaño manejable.
Programa las visitas guiadas en franjas concretas y asigna un voluntario a cada grupo. Reserva además una persona para recepción y otra para resolver incidencias, en lugar de dejar toda la coordinación en un solo punto.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantallas, altavoces, micrófonos, soportes, alargadores y regletas. Comprueba también que las presentaciones se abren sin conexión a internet.
Inspecciona la entrada y las rutas el mismo día antes de montar las mesas. Retira obstáculos, coloca postes separadores y cinta de balizamiento, y deja preparada la señalización antes de que llegue el primer visitante.
No dejes para la última hora las llaves, las acreditaciones ni las bebidas. Recógelas y prepara la recepción con tiempo; enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca vasos, tazas, platos y cubiertos junto al servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una estación?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para comprobar permisos, publicar el formulario y reservar el catering. Deja cerrados el programa, los voluntarios y las rutas guiadas al menos 7 días antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, dividir los grupos y preparar acreditaciones e información impresa.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir. Verifica especialmente micrófonos, altavoces, cables, regletas, proyector y presentaciones.
¿Qué hay que preparar el día de la jornada de puertas abiertas?: Reserva las últimas 2 o 3 horas para inspeccionar el lugar, despejar la entrada, montar mesas y sillas, instalar recepción, colocar señalización y revisar las rutas. En ese intervalo también puedes recoger las llaves y comprobar el inventario.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.