Checklist voor een goed georganiseerde startuppitch

Een startuppitch vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een beamer. Je moet vooraf het pitchformat, de beoordelingscriteria, jury en inschrijvingen vastleggen, en op de dag zelf techniek, registratie en catering tegelijk laten werken. Plan presentaties en jurybriefing ruim vooruit, zodat je nog tijd hebt om bestanden en adapters te controleren. Gebruik deze checklist als volgorde voor de voorbereiding en uitvoering van je startuppitch.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Pitchformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden uitnodigen
Beoordelingscriteria opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Pitchinschrijvingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Pitchvolgorde vaststellen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Pitchpresentaties verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
Jurybriefing versturen
Programma en badges printen
2 personen
Scoreformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Pitchmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Presentaties installeren
2 personen
Microfoons en geluid testen
2 personen
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffie en drank klaarzetten
2 personen
Jury en sprekers briefen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Startpresentatie verzorgen
Pitchrondes begeleiden
3 personen
Tijd en presentaties bewaken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Juryuitslag verzamelen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Bedankberichten versturen
Pitchpresentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Jurytafel
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikker
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Naambadgehoudersaantal 80
Tafelnummersaantal 10
Stemurne

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het pitchformat en de beoordelingscriteria uiterlijk 4 weken vooraf vast. Deelnemers weten dan hoeveel minuten ze krijgen en juryleden beoordelen allemaal volgens dezelfde punten.
Vraag pitchpresentaties minimaal 5 werkdagen vooraf op en test elk bestand op de laptop waarop je presenteert. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, de presentatieklikker en het geluid.
Stuur de jurybriefing uiterlijk 3 dagen vooraf, met de pitchvolgorde, criteria en scoreformulieren. Reserveer tijdens het programma minstens 10 minuten voor uitleg en vragen.
Verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de inschrijving sluit. Houd op de dag zelf enkele extra porties en voldoende water achter de hand.
Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de eerste pitch. Zet registratie- en jurytafel klaar, maak de podiumruimte vrij en installeer presentaties voordat deelnemers en publiek binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een startuppitch organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met format, locatie en jury. Plan de laatste 5 werkdagen voor presentaties, inschrijvingen, catering en techniek.
Wanneer moet ik de pitchpresentaties verzamelen?: Vraag de presentaties uiterlijk 5 werkdagen voor de startuppitch op. Zo houd je tijd over om bestanden te openen, dia’s te controleren en ontbrekende versies na te vragen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een startuppitch?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd vóór de eerste pitch. Gebruik die tijd voor stoelen en tafels, registratie, jurytafel, podium, techniek en een volledige presentatietest.
Wanneer stuur ik de jurybriefing voor een startuppitch?: Stuur de briefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de pitchvolgorde, beoordelingscriteria, praktische afspraken en hoe de scoreformulieren worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.