Organiser un pitch de startup sans rien oublier
Un pitch de startup demande autant de préparation en coulisses que de travail sur scène. Cette checklist suit l’ordre utile : définir le format, recruter les candidats et le jury, préparer les critères, puis verrouiller les présentations et la technique. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les feuilles de score, les badges et les adaptateurs vidéo. Prévoyez un déroulé précis afin que chaque équipe sache quand se présenter et combien de temps elle dispose.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format du pitch
2 personnes
Réserver le lieu
Inviter les membres du jury
Établir les critères d’évaluation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions au pitch
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Définir l'ordre des présentations
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Collecter les présentations de pitch
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Réserver le matériel technique
Envoyer le briefing du jury
Imprimer le programme et les badges
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Préparer le matériel de pitch
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer les présentations
2 personnes
Tester les micros et le son
2 personnes
Installer l'éclairage et la signalétique
2 personnes
Mettre en place le café et les boissons
2 personnes
Briefer le jury et les intervenants
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Préparer la présentation d’ouverture
Animer les tours de pitch
3 personnes
Veiller au respect du temps et des présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Recueillir le résultat du jury
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
Archiver les présentations de pitch
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 10
- Table d'inscription
- Table du jury
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Cliqueur de présentation
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafesqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Supports de badges nominatifsqté 80
- Numéros de tableqté 10
- Urne de vote
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format et la durée de chaque passage au moins 3 semaines avant l’événement. Ajoutez 5 minutes entre deux pitchs si le jury doit poser des questions ou changer de présentation.
- Demandez les présentations finales au plus tard 48 heures avant le pitch. Testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu et vérifiez les câbles HDMI, les adaptateurs, le projecteur et le cliqueur.
- Envoyez au jury les critères d’évaluation et les feuilles de score au moins 5 jours avant. Précisez le poids de chaque critère et la procédure en cas d’égalité.
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour confirmer les participants, établir l’ordre de passage et transmettre un briefing clair. Demandez les besoins alimentaires au même moment.
- Prévoyez l’accueil avant l’ouverture de la salle : table d’inscription, badges, panneau d’accueil et programme imprimé. Installez les tables, les chaises, la table du jury et la scène au moins 90 minutes avant le premier pitch.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un pitch de startup ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter le jury, gérer les inscriptions et tester les présentations au moins 48 heures avant.
- Quand envoyer les invitations pour un pitch de startup ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le format, la durée du pitch, les critères de sélection et la date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu après 7 jours.
- Combien de temps prévoir par startup pendant le pitch ?
- Comptez généralement 10 minutes de présentation et 5 minutes de questions par startup, soit 15 minutes au total. Ajoutez une pause technique de 5 minutes toutes les 4 à 5 présentations.
- Quand tester le matériel technique d’un pitch ?
- Faites un premier test 48 heures avant avec les fichiers définitifs, puis un second test 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les rallonges et les adaptateurs HDMI.
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