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Start-up-Pitch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Start-up-Pitch steht und fällt mit einem klaren Format, verlässlicher Technik und einem minutiösen Ablauf. Lege zuerst Pitchdauer, Bewertung und Anmeldefrist fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Jury, Bewerbungen, Präsentationen, Catering und die Ausstattung vor Ort. Plane besonders die Prüfung der Folien, das Jury-Briefing und einen Techniktest ein – diese Punkte werden bei Pitch-Veranstaltungen am häufigsten zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Pitchformat festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Jurymitglieder einladen

  • Bewertungskriterien festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Pitch-Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Pitch-Reihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Pitch-Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technisches Equipment reservieren

  • Jury-Briefing versenden

  • Programm und Badges drucken

    2 Personen

  • Wertungsbögen drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Pitch-Materialien bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Präsentationen installieren

    2 Personen

  • Mikrofone und Ton testen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffee und Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Jury und Sprecher briefen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation halten

  • Pitchrunden betreuen

    3 Personen

  • Zeit und Präsentationen überwachen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Jurysieger ermitteln

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

  • Pitch-Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 10
  • Registrierungstisch
  • Jurytisch
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

  • Willkommensschild
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • TischnummernAnz. 10
  • Stimmurne

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Pitchdauer und die Fragerunde schriftlich fest und teile sie allen Teilnehmenden spätestens mit der Anmeldebestätigung mit. So bleibt der Ablauf auch bei mehreren Start-ups planbar.
  • Schließe die Anmeldung mindestens 7 Tage vor dem Termin und erfasse dabei Ernährungswünsche. Bestelle das Catering erst nach diesem Stichtag, damit Mengen und Sonderkost stimmen.
  • Sammle alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Pitch ein und prüfe jede Datei auf Format, Schriftgröße und eingebettete Videos. Installiere die finale Version vor dem Einlass auf dem Laptop.
  • Schicke der Jury das Briefing und die Bewertungskriterien mindestens 5 Tage vorher. Drucke zusätzlich pro Start-up einen Wertungsbogen und lege die Bögen am Jurytisch bereit.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Techniktest ein. Prüfe Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit genau dem Laptop, der verwendet wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Start-up-Pitch organisieren?
Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Die Anmeldefrist sollte etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin liegen, damit du Reihenfolge, Catering und Technik verlässlich planen kannst.
Wann sollte die Pitch-Reihenfolge feststehen?
Lege die Reihenfolge spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung fest und teile sie den Start-ups mit. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer ein, falls eine Präsentation technisch angepasst werden muss.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Start-up-Pitches?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Bühnenbereich und Technik. Für einen vollständigen Test mit Präsentationen, Ton und Funkmikrofonen solltest du weitere 30 Minuten einplanen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Start-up-Pitch?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser für Jury, Moderation und Pitchende bereit und berücksichtige Kaffee sowie Tee für die gesamte Aufenthaltsdauer.

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