Checklist stakeholderbijeenkomst organiseren

Een stakeholderbijeenkomst vraagt vooral om strakke voorbereiding tussen inhoud, ontvangst en techniek. Leg eerst datum, locatie en programma vast en bevestig daarna sprekers en gespreksleiders. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier werkt, zodat je dieetwensen, parkeerbehoeften en aantallen op tijd kent. In de laatste week controleer je presentaties, werkvormen, naamkaartjes en routebordjes. Op de dag zelf draait alles om een geopende locatie, een geteste opstelling en één aanspreekpunt voor wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Herinnering aan deelnemers sturen
Catering bestellen
2 personen
Techniek en presentatie verzamelen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Deelnemerslijst printen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Gespreksvragen printen
Routebordjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
Toiletten controleren
Routebordjes plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
Teambriefing houden
5 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Breakoutruimtes klaarzetten
3 personen
Breakoutsessies ondersteunen
5 personen
Werkmaterialen uitdelen
2 personen
Werkmaterialen innemen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Laatste aankondiging doen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval wegbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto- en presentatiemateriaal verzamelen
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidslijst archiveren
Openstaande rekeningen verwerken
Deelnemersinformatie opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opslagbakkenaantal 10
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verloopadaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 12
Wegwijzerstandaardsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 12
Wegwijzerbordjesaantal 8
Plakgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bijeenkomst achteruit vanaf de starttijd. Reserveer op de dag zelf tijd voor het aannemen van leveringen, het neerzetten van receptie-, buffet- en bistrotafels en een volledige techniekcheck.
Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie, programma en aanmeldformulier klaar zijn. Stuur uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst een herinnering met route- en parkeerinformatie.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Gebruik het definitieve aantal deelnemers om catering, stoelen, naamkaartjes, waterglazen en dieetwensen te controleren.
Test presentaties op de laptop met de beamer, het projectiescherm, HDMI-kabels en verloopadapters. Controleer ook draadloze microfoons, luidsprekers, stekkerdozen en verlengkabels vóór deelnemers arriveren.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: leg deelnemerslijst en naamkaartjes bij de receptietafel, zet routebordjes op hun plaats en richt flip-overs en gespreksvragen in voordat de eerste gast binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stakeholderbijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur de uitnodiging zodra het aanmeldformulier klaar is en plan de definitieve deelnemerscontrole in de laatste week.
Wanneer stuur ik de uitnodiging voor een stakeholderbijeenkomst?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met parkeer- en routeinformatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een stakeholderbijeenkomst op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor ontvangsttafel, stoelen, buffet, naamkaartjes, routebordjes en werkvormen. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor het testen van presentaties, beamer, microfoons en geluid.
Wanneer controleer ik de catering en dieetwensen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer de aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf met de cateraar. Controleer op de dag zelf bij ontvangst of verse producten, dranken en serveerbestek compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.