Checklist pour organiser une réunion des parties prenantes

Une réunion des parties prenantes demande plus qu’une date et une salle. Il faut coordonner les intervenants, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et préparer chaque détail technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les étapes du projet, de l’invitation à l’aménagement de l’accueil. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute, notamment les présentations, les badges, les panneaux et les livraisons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Confirmer les intervenants et les animateurs
2 personnes
Rédiger le texte d’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer un rappel aux participants
Commander le catering
2 personnes
Rassembler le matériel technique et de présentation
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Imprimer les questions de discussion
Créer des panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Préparer les salles de sous-groupes
3 personnes
Soutenir les sessions de break-out
5 personnes
Distribuer le matériel de travail
2 personnes
Récupérer le matériel de travail
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Faire la dernière annonce
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler le matériel photo et de présentation
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste de présence
Traiter les factures en attente
Suivi des informations des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 80
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs de conversionqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 12
Pieds de signalisationqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Colle repositionnableqté 4
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance si plusieurs intervenants doivent se déplacer. Gardez une marge pour confirmer le programme et les besoins techniques.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la réunion, avec un formulaire d’inscription qui recueille les restrictions alimentaires, les coordonnées et les éventuels besoins d’accès.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez alors le nombre nécessaire pour commander le catering, imprimer les badges et préparer la liste des participants.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles, les adaptateurs et les microphones au moins 24 heures avant. Prévoyez aussi des multiprises, des rallonges et un cliqueur de présentation.
Préparez l’accueil la veille ou au moins 90 minutes avant l’ouverture : badges classés par ordre alphabétique, liste imprimée, panneaux de direction, boissons au frais et espace de réception installé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des parties prenantes ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la réunion afin de confirmer le catering, les badges et la disposition de la salle.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez au moins 90 minutes le jour même pour installer l’accueil, les tables, les chaises, le buffet et la signalétique. Pour une réunion avec plusieurs intervenants et du matériel audiovisuel, faites un premier montage ou un test complet la veille.
Quand confirmer les intervenants et les présentations ?: Confirmez les intervenants environ 3 semaines avant la réunion et demandez leurs présentations au plus tard 5 jours avant. Vérifiez ensuite les fichiers, les formats et les branchements techniques au moins 24 heures avant.
Combien de boissons prévoir pour une réunion des parties prenantes ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première partie de la réunion, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau, du café et du thé en fonction de la durée et des pauses prévues.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.