Checkliste für eine gut vorbereitete Stakeholder-Besprechung

Bei einer Stakeholder-Besprechung müssen Programm, Teilnehmer, Technik und Verpflegung ineinandergreifen. Beginne mit Termin, Ort und Ablauf und bestätige Referenten sowie Moderation frühzeitig. Danach folgen Einladung, Anmeldung und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Namensschilder, Wegweiser und Teilnehmerliste; am Veranstaltungstag richtest du Empfang, Sitzplätze, Catering und Technik ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Referenten und Moderatoren bestätigen
2 Personen
Einladungstext schreiben
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Catering bestellen
2 Personen
Technik und Präsentation zusammenstellen
2 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Namensschilder drucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
Gesprächsfragen drucken
Wegweiser erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Teambriefing durchführen
5 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Breakout-Räume vorbereiten
3 Personen
Breakout-Sessions unterstützen
5 Personen
Arbeitsmaterialien ausgeben
2 Personen
Arbeitsmaterialien einsammeln
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
Letzte Ankündigung machen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Müll entsorgen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Foto- und Präsentationsmaterial sammeln
Dankesnachricht versenden
Anwesenheitsliste archivieren
Offene Rechnungen bearbeiten
Teilnehmerinformationen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstisch
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
ReduzieradapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 12
WegweisersockelAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KleberAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan spätestens 3 Wochen vorher fest. Plane dabei nicht nur Vorträge, sondern auch Gesprächsfragen und Arbeitsmethoden für die vorgesehenen Austauschphasen ein.
Bestätige Referenten und Moderation mindestens 14 Tage vor dem Termin. Fordere Präsentationen spätestens 3 Werktage vorher an und prüfe sie auf Format, Ton und benötigte Adapter.
Verschicke die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor der Besprechung. Ergänze darin Anfahrts- und Parkinformationen, Beginn, Raum, Ansprechpartner sowie einen Hinweis auf offene Anmeldungen oder Ernährungswünsche.
Plane die Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Reduzieradapter, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt.
Richte den Empfang 30 Minuten vor Einlass ein. Lege Teilnehmerliste und Namensschilder bereit, stelle Wegweiser auf und prüfe, ob Getränke, Kaffeetassen, Wassergläser sowie Catering vollständig angekommen sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stakeholder-Besprechung planen?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Einladungen. Für Referenten, Moderation und Catering bleiben so mindestens 14 Tage zur Abstimmung.
Wann soll ich die Einladungen zur Stakeholder-Besprechung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Sitzordnung rechtzeitig an Catering und Location weitergeben kannst.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?: Bitte die Präsentationen spätestens 3 Werktage vorher an und prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop. Am Veranstaltungstag sollte ein vollständiger Techniktest 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Stakeholder-Besprechung?: Plane mindestens 90 Minuten für Lieferung, Mobiliar, Empfangsbereich, Catering und Technik ein. Öffne die Location spätestens 90 Minuten vor Einlass und halte anschließend 30 Minuten für einen letzten Rundgang frei.

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