Checklist para organizar una reunión de stakeholders

Una reunión de stakeholders necesita más que una fecha y una sala. Esta checklist te guía desde la planificación del programa y las invitaciones hasta la recepción, el catering y las presentaciones. Incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, aparcamiento, acreditaciones, señalización y comprobación de cables y adaptadores. Sigue el orden del plan y tendrás claro qué cerrar primero y qué revisar el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
Escribir el texto de invitación
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar un recordatorio a los participantes
Pedir el catering
2 personas
Reunir la técnica y la presentación
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir la lista de participantes
Preparar las dinámicas
2 personas
Imprimir preguntas de conversación
Hacer carteles de ruta
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar la zona de recepción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
Comprobar los baños
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar la iluminación
Hacer briefing al equipo
5 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Preparar las salas de trabajo en grupo
3 personas
Apoyar las sesiones de trabajo en grupo
5 personas
Repartir materiales de trabajo
2 personas
Recoger materiales de trabajo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir el postre
2 personas
Atender el cóctel de networking
3 personas
Hacer el último anuncio
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Reunir material fotográfico y de presentación
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la lista de asistencia
Gestionar las facturas pendientes
Dar seguimiento a la información de los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 80
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cajas de almacenamientocant. 10
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores de enchufecant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Clic de presentación
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 12
Atriles indicadorescant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 12
Señales indicadorascant. 8
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de balizamientocant. 2

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de enviar la invitación. El programa debe indicar las intervenciones, las pausas y quién modera cada bloque.
Envía el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger preferencias dietéticas y datos de asistencia. Usa esa información al pedir el catering, no una estimación genérica.
Revisa las presentaciones y prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos y los altavoces antes de que lleguen los participantes. Comprueba también los cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores.
Prepara las tarjetas o etiquetas con nombres y la lista de participantes antes del montaje. Coloca la mesa de recepción, los percheros y la señalización de ruta para que nadie tenga que preguntar dónde registrarse.
Recibe las entregas y recoge los productos frescos el día previsto. Enfría las bebidas con antelación y deja listas las tazas, vasos, copas, platos, cubiertos, termos y bandejas de servicio antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una reunión de stakeholders?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar lugar, programa, ponentes e invitaciones. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, revisar presentaciones y cerrar el catering.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una reunión de stakeholders?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la reunión, incluyendo el formulario de inscripción. Envía un recordatorio aproximadamente 7 días antes y añade entonces la información de aparcamiento y llegada.
¿Cuándo se deben confirmar las preferencias dietéticas?: Solicítalas en el formulario de inscripción y fija una fecha límite de respuesta, idealmente 10 días antes del evento. Usa el recuento final para pedir el catering y preparar el buffet.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la reunión?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Comprueba cada presentación, el audio, el clic de presentación, los adaptadores y las conexiones de alimentación.

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