Stakeholderbijeenkomst organiseren: checklist

Een stakeholderbijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een agenda. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en catering, verzamel daarna de inhoud en werk in de laatste week naar een definitieve gastenlijst. Op de dag zelf draait het om een goed ingerichte registratietafel, geteste techniek en een buffet dat direct klaarstaat. Deze checklist helpt je de 48 voorbereidingsstappen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes maken
Presentatiebestanden verzamelen
Programma afdrukken
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Tafelschikking bepalen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam klaarzetten
2 personen

Event

Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Koffie na afloop serveren
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Materialen

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 20
Routebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en catering zo vroeg mogelijk en leg uiterlijk één week vooraf het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen vast. Zo kunnen dieetmaaltijden nog afzonderlijk worden gecontroleerd.
Plan de uitnodiging en herinnering niet op dezelfde dag: verstuur de uitnodiging enkele weken vooraf en stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Verwerk tussentijdse aanmeldingen meteen in de gastenlijst.
Test beamer, projectiescherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag vooraf met de echte presentatiebestanden. Neem ook een reservekopie mee op een tweede apparaat.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de ontvangst in met naamkaartjes, programmafolders en pennen. Leg routeborden vanaf de ingang zichtbaar neer, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Zet dranken pas kort voor de ontvangst koud en richt het buffet in nadat tafels, stoelen en servies staan. Controleer vlak voor opening opnieuw of de dieetmaaltijden herkenbaar en apart beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stakeholderbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, catering en uitnodigingen. Reserveer in elk geval 3 weken voorbereidingstijd als je meerdere sprekers, presentaties en dieetwensen moet coördineren.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een stakeholderbijeenkomst?: Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Vraag daarin om ontbrekende afmeldingen en controleer daarna de definitieve gastenlijst, naamkaartjes en cateringhoeveelheden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een stakeholderbijeenkomst klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de ruimte, het plaatsen van tafels en stoelen, het aansluiten van techniek en het inrichten van registratie en buffet. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een technische test en laatste controle.
Wanneer moet ik presentaties en dieetwensen verzamelen?: Vraag presentatiebestanden uiterlijk 3 werkdagen vooraf op, zodat je ze samen kunt testen en de presentatiebestanden kunt verzamelen. Sluit het verzamelen van dieetwensen 5 tot 7 dagen vooraf af en controleer de dieetmaaltijden opnieuw op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.