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Checkliste für eine gelungene Stakeholder-Besprechung

Bei einer Stakeholder-Besprechung entscheidet nicht nur die Agenda über einen reibungslosen Ablauf. Raum, Sitzordnung, Technik, Verpflegung und Namensschilder müssen spätestens am Veranstaltungstag zusammenspielen. Plane die verbindlichen Zusagen früh ein und prüfe Sondermahlzeiten sowie Präsentationsdateien vor dem Aufbau. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zur Registrierung und dem fertigen Besprechungsraum.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder erstellen

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Programm drucken

  • Routenschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Tischanordnung festlegen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangsteam bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste registrieren

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Kaffee im Anschluss servieren

    2 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • DinnermesserAnz. 60
  • EsstischgabelnAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Materialien

  • NamensschilderAnz. 60
  • ProgrammhefteAnz. 60
  • StifteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste nicht erst am Vortag ab: Nach den Anmeldungen solltest du Namen, Ernährungswünsche und Sondermahlzeiten gesammelt prüfen und anschließend die Namensschilder erstellen.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker vor dem Einlass mit den tatsächlichen Präsentationsdateien. Lege außerdem mindestens zwei Verlängerungskabel bereit, damit die Technik nicht von einer einzigen Steckdose abhängt.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch nahe dem Eingang ein. Dort sollten Namensschilder, Programmhefte und Stifte liegen, damit ankommende Gäste nicht den Raumablauf unterbrechen.
  • Stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Snacks vor Beginn der Besprechung vor. Kaffee, Wasser und Gläser gehören an einen festen Platz; für das Buffet brauchst du außerdem Servierschalen und Servierbesteck.
  • Öffne den Raum zuerst für den Aufbau und richte danach Tische, Stühle und Technik ein. Rechne für den Funktionstest und die Kontrolle von Routenschildern, Beleuchtung und Tischanordnung mindestens 30 Minuten Puffer ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stakeholder-Besprechung planen?
Reserviere den Raum und das Catering mehrere Wochen vor dem Termin. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vorher prüfen kannst.
Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?
Lege die endgültige Gästeliste mindestens 3 bis 5 Tage vor der Besprechung fest. Danach kannst du Namensschilder, Programmhefte, Sitzordnung und Sondermahlzeiten ohne kurzfristige Änderungen vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Stakeholder-Besprechung?
Plane für Raumöffnung, Möbel, Buffet, Registrierung und Technik mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Halte zusätzlich 30 Minuten Puffer für Präsentationstest, Kabel und letzte Korrekturen frei.
Was muss man bei der Technik einer Stakeholder-Besprechung prüfen?
Teste Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker und die endgültigen Dateien vor dem Einlass. Prüfe dabei mindestens einmal den gesamten Ablauf und lege zwei Verlängerungskabel sowie eine Ersatzlösung für die Präsentation bereit.

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