Checklist voor een ademhalingsworkshop organiseren

Een ademhalingsworkshop vraagt vooral om een rustige ruimte, duidelijke timing en een goede voorbereiding van de deelnemers. Regel de datum, ruimte en aanmeldingen eerst; daarna leg je het programma vast en verzamel je dieetwensen. In de laatste dagen controleer je ventilatie, matten, kussens, geluidsapparatuur en koffie en thee. Op de dag zelf draait alles om een ontspannen ontvangst, heldere veiligheidsinstructies en een opstelling waarin deelnemers ongehinderd kunnen zitten of liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Reservering en toegang controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte en ventilatie inspecteren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur opladen
Naamkaartjes voorbereiden
Programma's afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Matten en kussens neerleggen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Opening en veiligheidsinstructies geven
2 personen
Eerste ademhalingssessie begeleiden
2 personen
Pauzedranken en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede ademhalingssessie begeleiden
2 personen
Lichte maaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
Afronding en vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Matten en dekens verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen en opbergen
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 30
Stoelenaantal 8
Tafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Tablet
Digitale timersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Batterijlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 35
Koffiemokkenaantal 30
Waterkaraffenaantal 4
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Ruimtebordjesaantal 4

Materialen

Naamkaartjesaantal 35
Klembordenaantal 30
Balpennenaantal 35
Geprinte programma'saantal 35
Notitieblokkenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, met de starttijd, toegangsgegevens, kledingadvies en wat ze zelf moeten meenemen. Zo voorkom je vragen bij de registratie en late afmeldingen.
Controleer de ruimte minstens 1 dag vooraf op ventilatie, temperatuur en geluidsniveau. Zet matten, meditatiekussens en dekens zo neer dat er voldoende loopruimte naar de uitgang blijft.
Test de draagbare speaker, digitale timers en eventuele verlengsnoeren vóór de deelnemers binnenkomen. Laad tablet en apparatuur volledig op en leg een alternatief tijdsignaal klaar als de techniek uitvalt.
Plan de ontvangst 15 tot 30 minuten vóór de officiële start. Zet naamkaartjes, klemborden, balpennen en de deelnemerslijst bij de registratietafel, zodat je aanmeldingen en bijzonderheden direct kunt controleren.
Bereid koffie, thee en water vóór de opening en serveer pauzedranken en snacks op een vast moment. Reken per deelnemer minimaal 1 herbruikbare beker en controleer vooraf of alle dieetwensen zijn verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ademhalingsworkshop organiseren?: Leg datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de toegang geregeld zijn, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen tijdig kunt bijwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ademhalingsworkshop klaar te zetten?: Reserveer op de dag zelf minstens 60 tot 90 minuten voor ventilatie controleren, materialen verzamelen, matten en kussens neerleggen, apparatuur testen en de registratietafel klaarzetten. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor de ontvangst vóór de start.
Wat moet ik deelnemers vooraf sturen voor een ademhalingsworkshop?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de locatie, toegangsinformatie, start- en eindtijd, praktische kledinginformatie en eventuele veiligheidsinstructies. Vraag in hetzelfde bericht naar dieetwensen en relevante bijzonderheden.
Hoeveel matten en kussens heb ik nodig voor een ademhalingsworkshop?: Voorzie voor iedere deelnemer 1 yogamat en 1 meditatiekussen; leg enkele extra dekens klaar voor comfort. Controleer de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 1 dag vooraf en voeg bij voorkeur 2 extra plekken toe als de ruimte dat toelaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.