Checklist pour organiser une réunion des parties prenantes
Une réunion des parties prenantes demande plus qu’une invitation et une salle. Il faut suivre les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires, préparer les badges et vérifier chaque élément technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’installation de l’accueil, du buffet et de la présentation. Prévoyez aussi un responsable clairement identifié pour les imprévus le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver le catering
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Créer des badges nominatifs
Rassembler les fichiers de présentation
Imprimer le programme
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Définir la disposition des tables
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Enregistrer les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le café après l’événement
2 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Couteaux à dînerqté 60
- Fourchettes de tableqté 60
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Cliqueur de présentation
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Décoration
- Chemins de tableqté 8
- Compositions floralesqté 8
Matériel
- Badges nominatifsqté 60
- Brochures du programmeqté 60
- Stylosqté 20
- Panneaux de directionqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le traiteur dès que la date est fixée, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Gardez au moins 7 jours entre cette échéance et la commande définitive des repas.
- Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la réunion et utilisez les réponses pour établir la liste finale des invités. C’est le moment de vérifier les allergies, les régimes alimentaires et l’orthographe des noms sur les badges.
- Rassemblez les présentations au plus tard 48 heures avant l’événement et testez le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises avec les fichiers définitifs. Un test sur place permet aussi de repérer une prise mal placée.
- Prévoyez l’ouverture de la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, de la table d’inscription, du buffet, de la vaisselle et des panneaux de direction.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’accueil. Gardez une réserve séparée pour les repas adaptés afin qu’elle ne soit pas mélangée avec le buffet principal.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion des parties prenantes ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la réunion afin de finaliser les repas, les badges et la liste des participants.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du premier participant. Comptez davantage si vous devez installer la technique, déplacer les tables, préparer le buffet et afficher plusieurs panneaux de direction.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Faites un premier test au plus tard 48 heures avant la réunion avec les fichiers définitifs. Refaites une vérification sur place le jour même, avant l’ouverture de la salle, notamment pour le vidéoprojecteur, le son, les câbles et les prises.
- Quand confirmer les besoins alimentaires des participants ?
- Demandez-les au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les repas adaptés lors de la réception de la commande et avant l’installation du buffet.
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