Checklist para organizar una reunión de stakeholders
Organizar una reunión de stakeholders exige coordinar invitados, catering, materiales y tecnología en un orden concreto. Empieza reservando el lugar y el servicio de comida, y deja cerradas las inscripciones antes de preparar la sala. La semana del evento tendrás que confirmar preferencias dietéticas, presentaciones y programa. El mismo día, reserva tiempo para montar mesas, buffet, registro y equipo audiovisual: los últimos cables y las comidas especiales suelen causar los retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar el catering
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Hacer tarjetas con nombres
Recopilar los archivos de la presentación
Imprimir el programa
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las comidas especiales
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Definir la disposición de las mesas
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el equipo de recepción
2 personas
Evento
Registrar a los invitados
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café al finalizar
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar los materiales
2 personas
Enviar correo de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuchillos de cenacant. 60
- Tenedores de cenacant. 60
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
Materiales
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Señales de rutacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el catering antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios, capacidad y opciones de comida sin tener que corregir la información después.
- Envía el recordatorio entre 3 y 5 días antes y usa ese momento para cerrar la lista de invitados y las preferencias dietéticas. Las comidas especiales deben comprobarse de nuevo al recibir el catering.
- Recopila los archivos de presentación al menos 48 horas antes. Prueba el proyector, la pantalla, el clic de presentación, los cables alargadores y las regletas antes de que lleguen los asistentes.
- Prepara el registro con tarjetas de nombre, folletos del programa y bolígrafos. Coloca señales de ruta desde la entrada y deja la mesa de registro lista al menos 30 minutos antes del comienzo.
- Calcula el montaje de la sala con margen: reserva entre 60 y 90 minutos para mesas, sillas, buffet, vajilla, bebidas frías y conexión técnica. Comprueba también café, té, agua y copas antes de abrir el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una reunión de stakeholders?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión para dar tiempo a confirmar asistencia y recopilar preferencias dietéticas. Envía un recordatorio 3-5 días antes y cierra entonces la lista definitiva.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, registro y decoración. Añade al menos 30 minutos para probar el proyector, la pantalla, el clic y las conexiones eléctricas.
- ¿Cuándo confirmar las comidas especiales del catering?
- Recoge las necesidades dietéticas durante la inscripción y confirma el número final entre 3 y 5 días antes. El día del evento, comprueba las comidas especiales antes de montar el buffet.
- ¿Qué materiales hay que preparar para el registro?
- Prepara una tarjeta de nombre, un folleto del programa y un bolígrafo por asistente confirmado, más un 10 % adicional. Coloca todo en la mesa de registro al menos 30 minutos antes de la llegada.
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