Wat heb je nodig voor een stakeholderbijeenkomst?

Voor een stakeholderbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Richt de ontvangst in met een receptietafel, naamkaartjes en deelnemerslijsten, en zorg voor voldoende zitplaatsen, glazen en servies. Voor presentaties en gesprekken zijn onder meer een laptop, beamer, microfoons en flip-overs nodig. Deze boodschappenlijst helpt je vooral met de spullen die vaak te laat worden geregeld: kabels, verloopadapters, koeling, serveerbestek en routebordjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opslagbakkenaantal 10
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verloopadaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 12
Wegwijzerstandaardsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 12
Wegwijzerbordjesaantal 8
Plakgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theezakjes - 100 stuks
- Cacaopoeder - 1 blik
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Gemberbier - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 kilo
- Mineraalwater voor kannen - 12 liter
- Komkommers - 8 stuks
- Munt - 6 bosjes
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Druiventomaten - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Paprika's - 20 stuks
- Komkommersalade - 3 kilo
- Gemengde sla - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Brie - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Geitenkaas - 1,5 kilo
- Vegan kaas - 1 kilo
- Ham - 2 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Vegan falafel - 2 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini-broodjes - 100 stuks
- Wraps - 60 stuks
- Crackers - 8 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Notenmix - 3 kilo
- Rijstzoutjes - 3 zakken
- Kruidenboter - 2 kilo
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pestosaus - 4 potten
- Tzatziki - 3 kilo
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Pasta - 6 kilo
- Pastasaus - 8 potten
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Vegetarische pastasaus - 4 potten
- Vegan pastasaus - 4 potten
- Basmati rijst - 5 kilo
- Kikkererwten - 12 blikken
- Groentebouillon - 2 pakken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentecurry - 5 kilo
- Naanbrood - 40 stuks
- Yoghurt - 4 kilo
- Vegan yoghurt - 2 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Brownies - 70 stuks
- Mini-muffins - 70 stuks
- Fruitgebak - 3 taarten
- Vegan gebak - 2 taarten
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Reken per deelnemer op minimaal één koffiekopje, één waterglas, één bord en één bestekset. Voor een bijeenkomst met een lunch of borrel leg je 10% extra servies klaar voor vervanging en onverwachte deelnemers.
Test de presentatie minstens 24 uur vooraf op de laptop en beamer. Leg HDMI-kabels, verloopadapters, een presentatieklikker en twee verlengkabels klaar; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Zet koffie, thee en water niet op dezelfde plek als de ontvangst. Gebruik aparte buffettafels en neem per koffiepunt één koffiezetapparaat of waterkoker, thermoskannen en serveerbladen mee.
Maak de techniek passend bij de ruimte: gebruik per gespreksruimte minimaal één flip-over met stiften en voor een plenaire zaal draadloze microfoons, luidsprekers en een projectiescherm.
Bestel catering op basis van de bevestigde aanmeldingen en houd 5 tot 10% marge aan. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf en bewaar verse producten tot gebruik in koelboxen of opslagbakken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een stakeholderbijeenkomst?: Neem voor iedere bevestigde deelnemer één stoel en houd 5% extra aan. Bij 40 deelnemers reserveer je dus 42 stoelen; voor een panel of gespreksleider tel je die plaatsen apart mee.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een stakeholderbijeenkomst?: Reken op 2 koppen per persoon voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur en op 3 tot 4 koppen bij een programma van een halve dag. Voor 40 deelnemers bereid je dus minimaal 80 koppen, plus 10% reserve.
Welke techniek heb ik nodig voor een stakeholderbijeenkomst?: Zorg minimaal voor een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verloopadapters en een presentatieklikker. Voeg bij meer dan 20 deelnemers draadloze microfoons en luidsprekers toe en test alles uiterlijk 24 uur vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een stakeholderbijeenkomst bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 5 werkdagen vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf door. Haal verse producten op de dag zelf op en zet dranken minimaal 2 uur voor ontvangst koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.