Qué necesitas para una reunión de stakeholders
Una reunión de stakeholders necesita más que café y una presentación. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, el servicio de catering y el equipo técnico para recibir a los participantes, facilitar las conversaciones y mantener el programa en marcha. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y deja preparado el material con antelación. Las bebidas frías, los productos frescos y los adaptadores técnicos son elementos que suelen quedarse para el último momento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepción
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 10
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores de enchufecant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Clic de presentación
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Atriles indicadorescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartas del menúcant. 12
- Señales indicadorascant. 8
- Masilla adhesivacant. 4
- Cinta de balizamientocant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Cacao en polvo - 1 lata
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Ginger beer - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilo
- Agua mineral para jarras - 12 litros
- Pepinos - 8 unidades
- Menta - 6 manojos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Pimientos - 20 unidades
- Ensalada de pepino - 3 kilos
- Ensalada mixta - 4 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Brie - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Queso de cabra - 1,5 kilo
- Queso vegano - 1 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Falafel vegano - 2 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Wraps - 60 unidades
- Crackers - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Bocaditos de arroz - 3 bolsas
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa pesto - 4 tarros
- Tzatziki - 3 kilos
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo - 6 cabezas
- Pasta - 6 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Queso parmesano - 1 kilo
- Salsa de pasta vegetariana - 4 tarros
- Salsa para pasta vegana - 4 tarros
- Arroz basmati - 5 kilos
- Garbanzos - 12 latas
- Caldo de verduras - 2 paquetes
- Leche de coco - 8 latas
- Curry de verduras - 5 kilo
- Pan naan - 40 unidades
- Yogur - 4 kilo
- Yogur vegano - 2 kilos
- Muesli - 2 kilo
- Brownies - 70 unidades
- Mini muffins - 70 unidades
- Pastel de fruta - 3 tartas
- Pastel vegano - 2 tartas
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Panecillos veganos - 20 piezas
- Aperitivos veganos - 6 paquetes
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes
Consejos
- Calcula la vajilla para todas las personas inscritas y añade un margen del 10 %: platos, vasos de agua, copas, tazas y cubiertos suelen faltar cuando se confirma asistencia a última hora.
- Prepara entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir el lugar. Usa neveras portátiles para conservar fríos los productos que lleguen después.
- Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Lleva al menos 1 adaptador de enchufe de repuesto.
- Reserva una mesa de recepción, mesas de buffet y percheros antes de pedir el catering. Deja la recepción montada 30 minutos antes de la llegada prevista para colocar las etiquetas y la lista de participantes.
- Pide el catering cuando cierres las inscripciones y confirma las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes. Prevé bandejas de servicio, cubiertos de servicio, cajas de almacenamiento y termos para que la comida y el café no dependan del proveedor durante toda la reunión.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una reunión de stakeholders?
- Calcula una unidad por participante para platos, platos de postre, vasos de agua, copas y cubiertos, y añade un 10 % de margen. Para 40 personas, prepara al menos 44 unidades de cada elemento que se use durante toda la reunión.
- ¿Cuántas bebidas compro por persona?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade agua para todo el programa. En una reunión de 40 personas, son entre 80 y 120 bebidas para la recepción, además de las bebidas previstas con la comida.
- ¿Con cuánta antelación debo preparar el equipo técnico?
- Reúne y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los cables el día anterior. Haz una segunda comprobación al menos 60 minutos antes de que empiece la reunión, con las presentaciones ya cargadas.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering y las dietas?
- Confirma el pedido cuando cierres las inscripciones y comunica las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes. Reserva un margen adicional si el proveedor necesita preparar menús especiales.
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