Que prévoir pour une réunion des parties prenantes ?

Pour une réunion des parties prenantes, il faut préparer à la fois l’accueil, les pauses et le matériel de présentation. La liste couvre le mobilier, la vaisselle, les boissons chaudes, le service et les équipements techniques. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les intervenants et les imprévus. Les produits frais et les boissons doivent être récupérés ou livrés peu avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 80
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs de conversionqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 12
Pieds de signalisationqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Colle repositionnableqté 4
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Poudre de cacao - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Eau minérale pour pichets - 12 litre
- Concombres - 8 pièces
- Menthe - 6 bouquets
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilo
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Salade de concombre - 3 kilos
- Salade mélangée - 4 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage de chèvre - 1,5 kilo
- Fromage vegan - 1 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Poulet fumé - 2 kilo
- Falafel vegan - 2 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini petits pains - 100 pièces
- Wraps - 60 pièces
- Crackers - 8 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Biscuits de riz - 3 sacs
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 4 pots
- Tzatziki - 3 kilo
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Pâtes - 6 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Parmesan - 1 kilo
- Sauce pour pâtes végétarienne - 4 pots
- Sauce pour pâtes végane - 4 pots
- Riz basmati - 5 kilos
- Pois chiches - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Lait de coco - 8 boîtes
- Curry de légumes - 5 kilo
- Pain naan - 40 pièces
- Yaourt - 4 kilo
- Yaourt vegan - 2 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Brownies - 70 pièces
- Mini-muffins - 70 pièces
- Tartes aux fruits - 3 gâteaux
- Pâtisseries véganes - 2 gâteaux
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Garniture vegan - 6 emballages
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les intervenants, les changements de place et les verres renversés.
Pour une réunion d’une demi-journée, comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais avant l’arrivée du groupe.
Réservez la vaisselle et le matériel de service au moins 7 jours à l’avance si vous faites appel à un prestataire. Prévoyez davantage de tasses et de cuillères que le nombre exact de participants pour éviter un manque pendant les pauses.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les microphones au plus tard la veille. Emportez au moins une rallonge et une multiprise de secours par zone technique.
Imprimez les badges nominatifs, la liste des participants, les questions de discussion et les panneaux de direction 1 à 2 jours avant la réunion. Gardez les documents dans des bacs de rangement séparés pour les retrouver rapidement à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une réunion des parties prenantes ?: Prévoyez un verre à eau par participant, avec une marge de 10 %. Si du vin est servi, ajoutez au moins un verre à vin par personne et quelques verres supplémentaires pour les intervenants.
Combien de boissons acheter pour une réunion d’une demi-journée ?: Comptez environ 3 à 5 boissons par personne pour une réunion de 3 à 4 heures, selon la saison et la présence d’un repas. Prévoyez aussi 10 % de réserve pour les arrivées anticipées et les besoins des animateurs.
Quand préparer le matériel technique de la réunion ?: Faites l’inventaire 3 jours avant et testez tout le matériel au plus tard la veille. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les multiprises.
Quand récupérer les produits frais pour le catering ?: Récupérez les produits frais le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l’ouverture. Les boissons peuvent être mises au frais dès leur arrivée, tandis que les autres livraisons doivent être contrôlées immédiatement.

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