Was du für eine Stakeholder-Besprechung brauchst
Bei einer Stakeholder-Besprechung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Gespräche pünktlich und ohne Unterbrechungen laufen. Plane Getränke, Geschirr und Verpflegung nach der Zahl der angemeldeten Personen und prüfe die Technik spätestens am Vortag. Für Empfang und Moderation brauchst du außerdem Namensschilder, Teilnehmerlisten, Wegweiser und gedruckte Gesprächsfragen. Frische Produkte holst du erst am Veranstaltungstag ab; Getränke sollten vorher gekühlt werden.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Empfangstisch
- BistrotischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- ReduzieradapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Präsentationsklicker
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- WegweisersockelAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- SpeisekartenAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- KleberAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Kakaopulver - 1 Dose
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 kilo
- Mineralwasser für Kannen - 12 Liter
- Gurken - 8 Stück
- Minze - 6 Bundel
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 20 Stück
- Gurkensalat - 3 Kilo
- Gemischter Salat - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Ziegenkäse - 1,5 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Veganer Falafel - 2 kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 100 Stück
- Wraps - 60 Stück
- Cracker - 8 Packungen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Nussmix - 3 Kilo
- Reis-Snacks - 3 Säcke
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pestosauce - 4 Gläser
- Tzatziki - 3 Kilo
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Knoblauch - 6 Knollen
- Pasta - 6 Kilo
- Pastasauce - 8 Gläser
- Parmesan - 1 kilo
- Vegetarische Pastasauce - 4 Gläser
- Vegane Pastasauce - 4 Gläser
- Basmati-Reis - 5 kilo
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Gemüsebouillon - 2 Packungen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Gemüsecurry - 5 Kilo
- Naan-Brot - 40 Stück
- Joghurt - 4 Kilo
- Veganer Joghurt - 2 Kilo
- Müsli - 2 Kilo
- Brownies - 70 Stück
- Mini-Muffins - 70 Stück
- Obstkuchen - 3 Torten
- Veganes Gebäck - 2 Torten
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane Brötchen - 20 Stück
- Vegane Aufstriche - 6 Packungen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
Tipps
- Plane pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser für eine halbtägige Besprechung ein. Für Kaffee rechnest du mit zwei Tassen pro Person und stellst zusätzlich Tee und heißes Wasser bereit.
- Bestelle Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige alle erfassten Ernährungswünsche. Plane pro Person einen Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas plus etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Reduzieradapter spätestens 24 Stunden vorher gemeinsam mit der Präsentation. Lege für jede Präsentation eine lokale Kopie auf dem Laptop ab.
- Plane für den Empfang einen Tisch, Namensschilder und eine ausgedruckte Teilnehmerliste ein. Drucke die Liste am Tag vor der Besprechung und halte mindestens 10 leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
- Zähle Verlängerungskabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker vor dem Einlass durch. Stelle Flipcharts, Marker und gedruckte Gesprächsfragen mindestens 30 Minuten vor Beginn im jeweiligen Arbeitsbereich bereit.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Stakeholder-Besprechung?
- Für eine halbtägige Besprechung solltest du pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser und zwei Tassen Kaffee einplanen. Bei warmer Raumtemperatur oder mehr als vier Stunden Dauer kommen zusätzlich etwa 0,25 Liter pro Person hinzu.
- Wann sollte ich das Catering für die Stakeholder-Besprechung bestellen?
- Bestelle das Catering idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Warte bis zum Ende der Anmeldefrist, damit du Personenanzahl und Ernährungswünsche möglichst vollständig weitergeben kannst.
- Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?
- Rechne pro Person mit einem Teller, einem Dessertteller, einem Besteckset, einem Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – einem Weinglas. Kaufe oder miete zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein.
- Wann muss ich die Technik für die Besprechung prüfen?
- Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Öffne dabei jede Präsentation einmal und plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Aufbau und Funktionstest ein.
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