Zo organiseer je een stagebeurs

Een stagebeurs organiseren begint niet bij de stands, maar bij een sluitend programma en een duidelijke deelnemerslijst. Leg eerst de datum, tijden en gewenste bedrijven vast; daarna kun je aanmeldingen, standplaatsen en bezoekersinformatie logisch opbouwen. Plan uiterlijk enkele weken vooraf de catering, techniek, drukwerk en vrijwilligers. Test presentatieschermen, beamers, microfoons en registratieapparatuur vóór de beursdag, zodat deelnemers zich bij binnenkomst snel kunnen melden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bedrijvenlijst controleren
8
Standplaatsen indelen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Catering bestellen
11
Plattegrond uitwerken
2 personen
12
Bewegwijzering ontwerpen
13
Naambadges ontwerpen
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Bezoekersinformatie maken
16
Deelnemers bevestigen
2 personen
17
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
18
Presentatiemateriaal opvragen
19
Drukwerk bestellen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Leveringen afstemmen
22
Techniek testen
2 personen
23
Deelnemers herinneren
24
Badges en formulieren printen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Materialen verzamelen
3 personen
28
Zaalindeling markeren
3 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
30
Standwanden opbouwen
4 personen
31
Standnummers ophangen
2 personen
32
Stroompunten verdelen
2 personen
33
Presentatieschermen aansluiten
3 personen
34
Registratiebalie opbouwen
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
38
Programma's klaarleggen
2 personen
39
Badges sorteren
2 personen
40
Standmaterialen per bedrijf klaarzetten
3 personen

Event

41
Bedrijven ontvangen
3 personen
42
Bedrijven naar stands begeleiden
3 personen
43
Standopbouw controleren
2 personen
44
Registratiebalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Programma's uitdelen
2 personen
48
Stands openen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Techniek ondersteunen
2 personen
55
Presentaties begeleiden
2 personen
56
Vragenbalie bemannen
2 personen
57
Route naar stands uitleggen
2 personen
58
Dieetopties aanwijzen
59
Voorraad controleren
2 personen
60
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
63
Stands laten afbouwen
3 personen
64
Bedrijfsmaterialen verzamelen
3 personen

Nazorg

65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Cateringresten koelen
2 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Standwanden afbouwen
4 personen
69
Materialen sorteren
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Apparatuur controleren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Retourmaterialen verpakken
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
79
Deelnemerslijsten archiveren
80
Bedrijven bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 6
Standwandenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Presentatieschermenaantal 6
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Oplaadkabelsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Barcodelezersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Pijlenbordenaantal 16
Klembordenaantal 12
Rekenmachinesaantal 4

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Achtergronddoekenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Plantenaantal 12
Plakgumaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Papieren slingersaantal 12

Catering

Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Servettenhoudersaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Dieetlabelsaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukendoekenaantal 12
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 8
Nachtlampenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Benader deelnemende bedrijven voordat je het bezoekersprogramma definitief maakt. Vraag tegelijk om bedrijfsprofielen, presentatiemateriaal en dieetwensen, zodat je later niet meerdere keren achter ontbrekende informatie aan hoeft.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen dagelijks. Controleer de bedrijvenlijst minstens twee keer: eerst na de inschrijving en opnieuw voordat badges en formulieren worden geprint.
Maak de plattegrond op basis van de standwanden, tafels en beschikbare loopruimte. Zet registratiebalie, bewegwijzering en bezoekersinformatie bij de ingang en houd stroompunten vrij voor laptops, presentatieschermen en beamers.
Bestel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers én deelnemers. Voorzie koffie, kopjes, glazen en servies op meerdere punten als de beurs langer dan twee uur duurt; zo ontstaat er geen rij bij één tafel.
Plan een technische test uiterlijk één werkdag vooraf en controleer per presentatieplek microfoon, luidspreker, beamer, projectiescherm, verlengsnoer en stekkerdoos. Leg oplaadkabels en powerbanks bij de registratiebalie en wijs één vrijwilliger aan voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stagebeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en deelnemende bedrijven. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, drukwerk, leveringen, techniek en het indelen van vrijwilligers.
Hoeveel bedrijven heb je nodig voor een stagebeurs?: Dat hangt af van de ruimte en het doel, maar bepaal eerst hoeveel standplaatsen veilig passen met voldoende loopruimte. Leg de definitieve bedrijvenlijst uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat je plattegrond, bedrijfsprofielen en badges op tijd kunt afronden.
Wanneer moet je catering voor een stagebeurs bestellen?: Bestel catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aangemelde bezoekers en bedrijven redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de beurs en geef wijzigingen daarna direct door.
Wanneer test je de techniek voor een stagebeurs?: Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en herhaal een korte controle bij de opbouw. Controleer alle laptops, beamers, schermen, microfoons, luidsprekers, stekkerdozen en verlengsnoeren per stand of presentatieruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.