Cómo organizar una feria de empleo de prácticas sin perder el control

Empieza por fijar la fecha y el programa antes de invitar a empresas o abrir las inscripciones. Después coordina en paralelo a las empresas participantes, los visitantes, el espacio y la parte técnica. La feria necesita más que mesas y acreditaciones: hay que recopilar perfiles, asignar puestos, probar presentaciones y confirmar cada entrega. El último tramo debe servir para comprobar listas, imprimir credenciales y recordar horarios, no para resolver decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar con las empresas participantes
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Comprobar la lista de empresas
8
Asignar puestos
2 personas
9
Hacer reservas
10
Pedir el catering
11
Desarrollar el plano
2 personas
12
Diseñar la señalización
13
Diseñar acreditaciones
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Preparar información para visitantes
16
Confirmar participantes
2 personas
17
Recopilar perfiles de empresas
2 personas
18
Solicitar material de presentación
19
Encargar material impreso
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Coordinar entregas
22
Probar la técnica
2 personas
23
Recordar a los participantes
24
Imprimir credenciales y formularios
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Reunir los materiales
3 personas
28
Marcar la distribución de la sala
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
6 personas
30
Montar las paredes del stand
4 personas
31
Colgar los números de stand
2 personas
32
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
33
Conectar las pantallas de presentación
3 personas
34
Montar el mostrador de registro
3 personas
35
Montar el bufé de catering
3 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Colocar la señalización
3 personas
38
Preparar los programas
2 personas
39
Clasificar acreditaciones
2 personas
40
Preparar los materiales del stand por empresa
3 personas

Evento

41
Recepción de empresas
3 personas
42
Guiar a las empresas a los stands
3 personas
43
Comprobar el montaje del stand
2 personas
44
Atender la mesa de registro
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Repartir programas
2 personas
48
Abrir los puestos
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Apoyar la técnica
2 personas
55
Coordinar presentaciones
2 personas
56
Atender el mostrador de preguntas
2 personas
57
Explicar la ruta hacia los stands
2 personas
58
Asignar opciones dietéticas
59
Comprobar el inventario
2 personas
60
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
61
Informar a los últimos visitantes
2 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
63
Encargar el desmontaje de los stands
3 personas
64
Recopilar materiales de la empresa
3 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo
2 personas
66
Enfriar los restos del catering
2 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Desmontar los paneles del stand
4 personas
69
Clasificar los materiales
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar la sala
4 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Comprobar el equipo
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Archivar las listas de participantes
80
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 35
Sillascant. 120
Mostrador de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Biombos para vestuarioscant. 6
Paredes para standscant. 30
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Equipo

Portátilescant. 8
Pantallas de presentacióncant. 6
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cables de cargacant. 12
Baterías externascant. 6
Impresoras de etiquetascant. 2
Lectores de códigos de barrascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Carritos de manocant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Paneles de flechascant. 16
Portapapelescant. 12
Calculadorascant. 4

Decoración

Carteles con número de standcant. 30
Paneles informativoscant. 8
Telones de fondocant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 4
Mantelescant. 35
Plantascant. 12
Masilla adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 10
Guirnaldas de papelcant. 12

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Porta-servilletascant. 12
Papeleracant. 12
Etiquetas de dietacant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Muslos de pollocant. 4
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Paños de cocinacant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 8
Lámparas nocturnascant. 6

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la lista inicial de empresas antes de abrir el formulario. Así puedes explicar a los visitantes qué perfiles encontrarán y evitar cambios continuos en las invitaciones.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y calcula el catering con la cifra real de inscritos más un pequeño margen. Confirma también la hora y el lugar de entrega para que no coincidan con el montaje de los puestos.
Asigna cada empresa a un puesto en el plano y comprueba que tiene mesa, sillas, paredes para el stand y acceso a enchufes. Envía el plano junto con el programa para reducir preguntas el día de la feria.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátiles, pantallas, proyectores, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas. Lleva además cables de carga y baterías externas para evitar que una presentación se detenga por falta de batería.
Imprime las credenciales, formularios y etiquetas después de cerrar la lista de participantes, idealmente el día anterior. Reserva una persona para el mostrador de registro y otra para coordinar entregas y voluntarios durante la primera hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de empleo de prácticas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Las primeras dos semanas deben cubrir la fecha, el programa y el contacto con las empresas; deja las dos últimas para confirmaciones, impresión y pruebas técnicas.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una feria de prácticas?: Abre el formulario cuando ya tengas confirmadas varias empresas y un programa provisional, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 3 o 4 días antes para actualizar catering, acreditaciones y materiales.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la feria?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones al iniciar el montaje. Prueba cada portátil, pantalla, proyector, micrófono y altavoz con los cables que se usarán durante el evento.
¿Cuánta comida y bebida pedir para una feria de empleo?: Calcula el catering según el número final de inscritos y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para una pausa de una hora, cuenta con 2 bebidas por persona; confirma las dietas al menos 5 días antes del evento.

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