Organiser un salon des stages sans rien oublier

Un salon des stages repose sur une coordination précise entre les entreprises, les visiteurs et l’équipe d’accueil. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez dans l’ordre : inscriptions, répartition des stands, matériel, communication et installation. Les retards viennent souvent des profils d’entreprise, des besoins alimentaires et des tests techniques laissés pour la dernière semaine. Ce guide vous aide à structurer les 80 tâches du plan et à préparer les 70 éléments nécessaires sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier la liste des entreprises
8
Répartir les emplacements
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Commander le catering
11
Élaborer le plan
2 personnes
12
Concevoir la signalétique
13
Créer les badges nominatifs
14
Établir le programme
2 personnes
15
Créer les informations visiteurs
16
Confirmer les participants
2 personnes
17
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
18
Demander le matériel de présentation
19
Commander les imprimés
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Coordonner les livraisons
22
Tester la technique
2 personnes
23
Rappeler les participants
24
Imprimer les badges et les formulaires
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Rassembler le matériel
3 personnes
28
Marquer la disposition de la salle
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Monter les cloisons de stand
4 personnes
31
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
32
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
33
Brancher les écrans de présentation
3 personnes
34
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Installer la signalisation
3 personnes
38
Préparer les programmes
2 personnes
39
Trier les badges
2 personnes
40
Installer les supports de stand par entreprise
3 personnes

Événement

41
Accueillir les entreprises
3 personnes
42
Guider les entreprises vers leurs stands
3 personnes
43
Vérifier le montage du stand
2 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Ouvrir les stands
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Assister la technique
2 personnes
55
Animer les présentations
2 personnes
56
Tenir le point questions
2 personnes
57
Expliquer le trajet vers les stands
2 personnes
58
Indiquer les options adaptées
59
Vérifier les stocks
2 personnes
60
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes
63
Faire démonter les stands
3 personnes
64
Rassembler le matériel de l’entreprise
3 personnes

Suivi

65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
68
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
69
Trier les matériaux
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vérifier l'équipement
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
76
Emballer le matériel de retour
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Archiver les listes de participants
80
Envoyer un message de remerciement aux entreprises

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 6
Panneaux de standqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Écrans de présentationqté 6
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles de rechargeqté 12
Batteries externesqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Glacièresqté 6
Chariots à mainqté 2
Goulottes de câblesqté 12
Panneaux de directionqté 16
Presse-papiersqté 12
Calculatricesqté 4

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Toiles de fondqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Nappesqté 35
Plantesqté 12
Colle repositionnableqté 8
Ruban adhésif double faceqté 10
Guirlandes en papierqté 12

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Porte-serviettesqté 12
Poubellesqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 8
Lampes de nuitqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les horaires d’arrivée des entreprises, l’ouverture au public et les temps de rangement. Envoyez ensuite les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée.
Demandez dès l’inscription le profil de chaque entreprise, ses besoins alimentaires et le matériel de présentation requis. Relancez les participants qui n’ont pas confirmé au plus tard 7 jours avant le salon.
Répartissez les emplacements seulement après avoir vérifié la liste définitive des entreprises. Préparez un plan lisible, des panneaux de stand et des badges nominatifs afin que l’accueil ne doive pas résoudre ces détails le matin même.
Testez au moins une fois les ordinateurs, écrans, vidéoprojecteurs, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avant l’ouverture. Prévoyez aussi les câbles de recharge et les batteries externes pour éviter les interruptions pendant les présentations.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé de participants, et non du nombre d’invitations envoyées. Coordonnez les livraisons avec l’installation des tables, chaises, comptoir d’inscription et signalétique, puis gardez une personne responsable de l’accueil pendant toute la première heure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des stages ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le programme, contacter les entreprises et ouvrir les inscriptions ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests.
Combien de temps laisser les entreprises pour s’inscrire ?: Laissez généralement 3 à 4 semaines entre l’ouverture du formulaire et la clôture des inscriptions. Demandez dans le même formulaire le profil de l’entreprise, le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel de présentation.
Quand faire le plan des stands d’un salon des stages ?: Établissez le plan environ 10 jours avant le salon, lorsque la liste des entreprises est presque définitive. Réservez ensuite 5 à 7 jours pour confirmer les emplacements et corriger les besoins en tables, chaises ou panneaux.
Quand tester le matériel technique d’un salon des stages ?: Effectuez un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis une vérification rapide le jour même avant l’arrivée des visiteurs. Contrôlez chaque écran, vidéoprojecteur, microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.