Eine Praktikumsmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Praktikumsmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum und Programm fest, gewinne danach die teilnehmenden Unternehmen und öffne die Anmeldung. Sobald die Firmenzahl absehbar ist, folgen Standplan, Catering, Technik und Besucherinformationen. Plane außerdem Zeit für Rückfragen, fehlende Firmenprofile und verspätete Anmeldungen ein. Die folgenden Hinweise zeigen, an welchen Stellen solche Messen häufig ins Stocken geraten und welche Fristen praktisch funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Firmenliste überprüfen
- 8
Standplätze einteilen
2 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Catering bestellen
- 11
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Beschilderung entwerfen
- 13
Namensschilder gestalten
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Besucherinformationen erstellen
- 16
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 17
Firmenprofile sammeln
2 Personen
- 18
Präsentationsmaterial anfordern
- 19
Drucksachen bestellen
- 20
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 21
Lieferungen abstimmen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Teilnehmer erinnern
- 24
Badges und Formulare drucken
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 28
Raumaufteilung markieren
3 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 30
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 31
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 32
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 33
Präsentationsbildschirme anschließen
3 Personen
- 34
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
3 Personen
- 38
Programme bereitlegen
2 Personen
- 39
Badges sortieren
2 Personen
- 40
Standmaterialien je Unternehmen bereitstellen
3 Personen
Event
- 41
Unternehmen empfangen
3 Personen
- 42
Unternehmen zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 43
Standaufbau kontrollieren
2 Personen
- 44
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Besucher registrieren
3 Personen
- 47
Programme ausgeben
2 Personen
- 48
Stände öffnen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 54
Technik unterstützen
2 Personen
- 55
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 56
Fragenempfang besetzen
2 Personen
- 57
Route zu den Ständen erklären
2 Personen
- 58
Diätoptionen zuweisen
- 59
Bestand prüfen
2 Personen
- 60
Besucherströme lenken
3 Personen
- 61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 62
Besucher verabschieden
3 Personen
- 63
Stände abbauen lassen
3 Personen
- 64
Betriebsmaterialien sammeln
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Geräte ausschalten
2 Personen
- 66
Cateringreste kühlen
2 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 68
Standwände abbauen
4 Personen
- 69
Materialien sortieren
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Saal reinigen
4 Personen
- 73
Toiletten reinigen
2 Personen
- 74
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 75
Fundsachen sammeln
- 76
Rückgabematerialien verpacken
2 Personen
- 77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 78
Restbestand einlagern
2 Personen
- 79
Teilnehmerlisten archivieren
- 80
Dankesnachricht an Unternehmen senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 35
- StühleAnz. 120
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
- StandwändeAnz. 30
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 8
- PräsentationsbildschirmeAnz. 6
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- LadekabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- EtikettendruckerAnz. 2
- Barcode-ScannerAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- HandkarrenAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 16
- KlemmbretterAnz. 12
- TaschenrechnerAnz. 4
Dekoration
- StandnummernschilderAnz. 30
- InfotafelnAnz. 8
- HintergrundtücherAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 4
- TischdeckenAnz. 35
- PflanzenAnz. 12
- KleberAnz. 8
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
- PapiergirlandenAnz. 12
Catering
- GetränkespenderAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 24
- ZuckerschälchenAnz. 6
- MilchkännchenAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 12
- DiätetikettenAnz. 30
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochschürzenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- GeschirrtücherAnz. 12
- KühlcontainerAnz. 4
Reinigung
- ReinigungswagenAnz. 2
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- StehlampenAnz. 8
- NachtlampenAnz. 6
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Unternehmen brauchen Vorlauf für die interne Abstimmung, bevor sie ihre Teilnahme verbindlich bestätigen können.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du benötigte Angaben wie Firmenprofil, Präsentationsmaterial und Ernährungswünsche festgelegt hast. Prüfe die Einträge wöchentlich und sende fehlende Informationen nach spätestens 3 Werktagen nach.
- Erstelle den Lageplan, sobald ungefähr 80 Prozent der Unternehmen zugesagt haben. Weise Standplätze, Tische, Standwände und die Registrierungstheke so zu, dass Besucherwege und Stromanschlüsse nicht erst am Veranstaltungstag geklärt werden müssen.
- Bestelle Catering und Drucksachen nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Erfasse die erwartete Personenzahl 10 bis 14 Tage vorher und aktualisiere sie nach der letzten Teilnehmerbestätigung.
- Teste Laptops, Präsentationsbildschirme, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag im tatsächlichen Raum. Prüfe dabei auch Verlängerungs- und Ladekabel sowie Etikettendrucker und Barcode-Scanner, damit die Registrierung nicht wegen kleiner Technikfehler wartet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und der Ansprache der Unternehmen. Öffne die Anmeldung danach und setze einen verbindlichen Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor der Messe.
- Wann muss der Standplan für eine Praktikumsmesse fertig sein?
- Erstelle einen vorläufigen Standplan, sobald rund 80 Prozent der Firmen zugesagt haben, spätestens 3 Wochen vorher. Die endgültige Einteilung sollte 7 bis 10 Tage vor dem Termin an Unternehmen, Helfer und Technik weitergegeben werden.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Praktikumsmesse?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk je weiterer Stunde. Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Teilnehmerzahl 10 bis 14 Tage vorher und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.
- Wann sollte die Technik für eine Praktikumsmesse geprüft werden?
- Teste die komplette Technik mindestens 24 Stunden vorher im Veranstaltungsraum. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten am Veranstaltungstag für Aufbau, Kabelprüfung, Präsentationsbildschirme und einen kurzen Mikrofon- und Lautsprechertest ein.
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