Stagebeurs organiseren: complete checklist

Een stagebeurs organiseren vraagt vooral om strakke planning tussen bedrijven, bezoekers en techniek. Leg eerst datum en programma vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, standplaatsen, catering en bezoekersinformatie. Controleer ruim voor de beurs welke bedrijfsprofielen, presentatiematerialen en dieetwensen nog ontbreken. In het plan staan ook de praktische details voor registratie, badges, bewegwijzering, leveringen en een technische test, zodat je op de beursdag niet alles tegelijk hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bedrijvenlijst controleren
Standplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges ontwerpen
Programma samenstellen
2 personen
Bezoekersinformatie maken
Deelnemers bevestigen
2 personen
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
Presentatiemateriaal opvragen
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen afstemmen
Techniek testen
2 personen
Deelnemers herinneren
Badges en formulieren printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Zaalindeling markeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Presentatieschermen aansluiten
3 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Standmaterialen per bedrijf klaarzetten
3 personen

Event

Bedrijven ontvangen
3 personen
Bedrijven naar stands begeleiden
3 personen
Standopbouw controleren
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Stands openen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Techniek ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenbalie bemannen
2 personen
Route naar stands uitleggen
2 personen
Dieetopties aanwijzen
Voorraad controleren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Stands laten afbouwen
3 personen
Bedrijfsmaterialen verzamelen
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Cateringresten koelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Standwanden afbouwen
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Retourmaterialen verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemerslijsten archiveren
Bedrijven bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 6
Standwandenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Presentatieschermenaantal 6
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Oplaadkabelsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Barcodelezersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Kabelgotenaantal 12
Pijlenbordenaantal 16
Klembordenaantal 12
Rekenmachinesaantal 4

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Achtergronddoekenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Plantenaantal 12
Plakgumaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Papieren slingersaantal 12

Catering

Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Servettenhoudersaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Dieetlabelsaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukendoekenaantal 12
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 8
Nachtlampenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Benader deelnemende bedrijven voordat je de uitnodigingen verstuurt. Houd per bedrijf bij of het profiel, presentatiemateriaal en de definitieve bevestiging binnen zijn; plan hiervoor een controle uiterlijk twee weken voor de beurs.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 10 dagen vooraf, zodat je aantallen voor eten, drinken, badges en registratie kunt vastleggen.
Maak de indeling van standplaatsen nadat je de bedrijvenlijst hebt gecontroleerd. Zet plattegrond, bewegwijzering en bezoekersinformatie daarna in één ronde klaar, zodat namen, nummers en routes overal overeenkomen.
Test laptops, presentatieschermen, beamers, microfoons en luidsprekers minimaal één werkdag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer tegelijk verlengsnoeren, stekkerdozen, oplaadkabels en eventuele powerbanks.
Plan leveringen, vrijwilligers en registratie ruim vóór de opening. Leg badges, formulieren, labelprinter en barcodelezers bij de registratiebalie klaar en wijs per tijdsblok iemand aan voor ontvangst, techniek en vragen van deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stagebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma en deelnemende bedrijven. Open daarna de aanmeldingen en plan de laatste controles op bedrijfsprofielen, catering en techniek in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik bedrijven uitnodigen voor een stagebeurs?: Benader bedrijven ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs, zodat ze tijd hebben om deelname en presentatiemateriaal te regelen. Vraag definitieve bedrijfsprofielen en bevestigingen uiterlijk 3 weken vooraf op.
Wanneer bestel ik catering voor een stagebeurs?: Bestel catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 10 tot 14 dagen voor de beurs. Houd daarna een kleine marge aan voor late wijzigingen in het bezoekersaantal.
Wanneer test ik de techniek van een stagebeurs?: Doe een volledige test minimaal één werkdag voor de opening, inclusief presentatieschermen, beamers, microfoons, luidsprekers en stroomvoorziening. Test op locatie en niet alleen met losse apparatuur aan een bureau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.