Organiser un salon des stages sans rien oublier

Un salon des stages demande de coordonner les entreprises, les visiteurs, les inscriptions et toute la logistique sur une même journée. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les inscriptions, la répartition des emplacements et les commandes. Les badges, profils d’entreprise, informations visiteurs et besoins alimentaires doivent être finalisés avant l’impression et le catering. Cette checklist te donne un ordre de préparation clair, jusqu’au test technique et à l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des entreprises
Répartir les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Élaborer le plan
2 personnes
Concevoir la signalétique
Créer les badges nominatifs
Établir le programme
2 personnes
Créer les informations visiteurs
Confirmer les participants
2 personnes
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
Demander le matériel de présentation
Commander les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner les livraisons
Tester la technique
2 personnes
Rappeler les participants
Imprimer les badges et les formulaires
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Brancher les écrans de présentation
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Installer les supports de stand par entreprise
3 personnes

Événement

Accueillir les entreprises
3 personnes
Guider les entreprises vers leurs stands
3 personnes
Vérifier le montage du stand
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Assister la technique
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Tenir le point questions
2 personnes
Expliquer le trajet vers les stands
2 personnes
Indiquer les options adaptées
Vérifier les stocks
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Rassembler le matériel de l’entreprise
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel de retour
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les listes de participants
Envoyer un message de remerciement aux entreprises

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 6
Panneaux de standqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Écrans de présentationqté 6
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles de rechargeqté 12
Batteries externesqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Glacièresqté 6
Chariots à mainqté 2
Goulottes de câblesqté 12
Panneaux de directionqté 16
Presse-papiersqté 12
Calculatricesqté 4

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Toiles de fondqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Nappesqté 35
Plantesqté 12
Colle repositionnableqté 8
Ruban adhésif double faceqté 10
Guirlandes en papierqté 12

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Porte-serviettesqté 12
Poubellesqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 8
Lampes de nuitqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de contacter les entreprises : réserve ensuite un délai d’au moins deux semaines pour les réponses, les profils et les besoins alimentaires.
Ferme les inscriptions suffisamment tôt pour répartir les emplacements et confirmer les participants. Prévois une liste actualisée le jour précédent, avec les entreprises réellement présentes.
Prépare le plan des stands, la signalétique et les badges à partir de la liste confirmée. Imprime les badges et formulaires au plus tard la veille afin de pouvoir corriger les absences ou les erreurs de nom.
Regroupe les besoins techniques par entreprise : ordinateur portable, écran de présentation, vidéoprojecteur, rallonge, multiprise ou câble de recharge. Teste chaque installation avant l’ouverture, pas seulement le matériel central.
Planifie les livraisons, le catering et les bénévoles sur des créneaux précis. Vérifie aussi les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts avant le début du service, car ces éléments sont souvent oubliés dans la commande.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des stages ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de contacter les entreprises, ouvrir les inscriptions, traiter les réponses, commander les imprimés et confirmer la logistique.
Quand fermer les inscriptions pour un salon des stages ?: Ferme-les environ 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, répartir les emplacements, établir les badges et confirmer les participants.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Effectue un premier test 3 à 5 jours avant, puis une vérification finale le jour précédent. Contrôle les écrans, vidéoprojecteurs, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avec les branchements réellement prévus.
Quand imprimer les badges des participants ?: Imprime les badges et les formulaires la veille, après la dernière confirmation des participants. Garde quelques badges vierges et du matériel d’impression pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.