Praktikumsmesse organisieren: die Checkliste

Eine Praktikumsmesse steht und fällt mit klaren Fristen für Unternehmen, Anmeldungen und Standplanung. Lege zuerst Datum und Programm fest, sprich Firmen an und öffne danach das Anmeldeformular. In den letzten Wochen folgen Lageplan, Beschilderung, Namensschilder, Technik und Catering. Plane außerdem Zeit für Bestätigungen, Lieferungen und einen vollständigen Techniktest ein, damit am Messetag Registrierung, Präsentationen und Besucherinformationen funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Firmenliste überprüfen
Standplätze einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Namensschilder gestalten
Programm zusammenstellen
2 Personen
Besucherinformationen erstellen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Firmenprofile sammeln
2 Personen
Präsentationsmaterial anfordern
Drucksachen bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen abstimmen
Technik testen
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Badges und Formulare drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Raumaufteilung markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Stellwände aufbauen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
Präsentationsbildschirme anschließen
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Badges sortieren
2 Personen
Standmaterialien je Unternehmen bereitstellen
3 Personen

Event

Unternehmen empfangen
3 Personen
Unternehmen zu den Ständen begleiten
3 Personen
Standaufbau kontrollieren
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Stände öffnen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Technik unterstützen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Fragenempfang besetzen
2 Personen
Route zu den Ständen erklären
2 Personen
Diätoptionen zuweisen
Bestand prüfen
2 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Stände abbauen lassen
3 Personen
Betriebsmaterialien sammeln
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Cateringreste kühlen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Rückgabematerialien verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Teilnehmerlisten archivieren
Dankesnachricht an Unternehmen senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 35
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
StandwändeAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 8
PräsentationsbildschirmeAnz. 6
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
LadekabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
EtikettendruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
HandkarrenAnz. 2
KabelkanäleAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 16
KlemmbretterAnz. 12
TaschenrechnerAnz. 4

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 30
InfotafelnAnz. 8
HintergrundtücherAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
TischdeckenAnz. 35
PflanzenAnz. 12
KleberAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
PapiergirlandenAnz. 12

Catering

GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
ZuckerschälchenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
DiätetikettenAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochschürzenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 8
NachtlampenAnz. 6

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit der Firmenansprache. Prüfe die Firmenliste laufend und bestätige angemeldete Unternehmen spätestens 10 Tage vor der Messe.
Schließe die Standplanung 2 bis 3 Wochen vorher ab. Weise jedem Unternehmen einen festen Platz zu und erstelle daraus den Lageplan für Besucher und Helfer.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher. Plane neben Speisen auch Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck ein.
Fordere Firmenprofile und Präsentationsmaterial spätestens 14 Tage vorher an. So bleiben mindestens 5 Werktage für Drucksachen, Besucherinformationen und Namensschilder.
Teste Laptops, Bildschirme, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Ladekabel, Powerbanks, Barcode-Scanner und Etikettendrucker an der Registrierung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Die Firmenansprache und Anmeldungen brauchen meist mehrere Wochen, bevor Standplätze, Catering und Drucksachen verbindlich geplant werden können.
Wann sollte man Unternehmen für eine Praktikumsmesse anfragen?: Versende die ersten Anfragen etwa 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Bestätige die teilnehmenden Firmen anschließend spätestens 10 Tage vor der Messe.
Wann muss das Catering für eine Praktikumsmesse bestellt werden?: Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche solltest du 10 bis 14 Tage vorher erfassen und kurz vor der Bestellung noch einmal prüfen.
Wann sollte man die Technik für eine Praktikumsmesse testen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch, nicht erst beim Aufbau. Prüfe dabei jedes Präsentationsgerät, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und alle Ladegeräte mindestens einmal.

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