Checklist para organizar una feria de empleo de prácticas

Una feria de empleo de prácticas necesita más que confirmar empresas y reservar mesas. Hay que coordinar inscripciones, perfiles, puestos, señalización, acreditaciones, catering y equipos técnicos en un orden lógico. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para que el registro, los stands y las presentaciones estén listos a tiempo. Úsala como plan de trabajo y deja cerrados con antelación los detalles que suelen retrasarse: entregas, dietas, cables y datos de los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con las empresas participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de empresas
Asignar puestos
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Desarrollar el plano
2 personas
Diseñar la señalización
Diseñar acreditaciones
Elaborar el programa
2 personas
Preparar información para visitantes
Confirmar participantes
2 personas
Recopilar perfiles de empresas
2 personas
Solicitar material de presentación
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar entregas
Probar la técnica
2 personas
Recordar a los participantes
Imprimir credenciales y formularios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Conectar las pantallas de presentación
3 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Preparar los materiales del stand por empresa
3 personas

Evento

Recepción de empresas
3 personas
Guiar a las empresas a los stands
3 personas
Comprobar el montaje del stand
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Abrir los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Apoyar la técnica
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Atender el mostrador de preguntas
2 personas
Explicar la ruta hacia los stands
2 personas
Asignar opciones dietéticas
Comprobar el inventario
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Encargar el desmontaje de los stands
3 personas
Recopilar materiales de la empresa
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Enfriar los restos del catering
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar las listas de participantes
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 35
Sillascant. 120
Mostrador de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Biombos para vestuarioscant. 6
Paredes para standscant. 30
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Equipo

Portátilescant. 8
Pantallas de presentacióncant. 6
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Cables de cargacant. 12
Baterías externascant. 6
Impresoras de etiquetascant. 2
Lectores de códigos de barrascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Carritos de manocant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Paneles de flechascant. 16
Portapapelescant. 12
Calculadorascant. 4

Decoración

Carteles con número de standcant. 30
Paneles informativoscant. 8
Telones de fondocant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 4
Mantelescant. 35
Plantascant. 12
Masilla adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 10
Guirnaldas de papelcant. 12

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Porta-servilletascant. 12
Papeleracant. 12
Etiquetas de dietacant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Muslos de pollocant. 4
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Paños de cocinacant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 8
Lámparas nocturnascant. 6

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar invitaciones con horarios concretos y pedir a las empresas la información necesaria para sus perfiles y presentaciones.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el número final de asistentes antes de encargar el catering. Haz la confirmación definitiva varios días antes para ajustar comida, café, vasos y vajilla.
Asigna los puestos cuando la lista de empresas esté comprobada. Prepara un plano con nombres visibles y señalización desde el mostrador de registro hasta los stands, las salas y las zonas de presentación.
No dejes las acreditaciones para el mismo día. Imprime credenciales y formularios después de cerrar la lista, y reserva tiempo para probar la impresora de etiquetas, los lectores de códigos y el proceso de registro.
Haz una prueba técnica completa antes de la apertura: portátiles, pantallas, proyectores, altavoces, micrófonos, alargadores, regletas y cables de carga. Lleva baterías externas y cables de repuesto para evitar interrupciones durante las presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria de empleo de prácticas?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha y el programa, contacta con las empresas y prepara el formulario de inscripción; después podrás cerrar puestos, catering y materiales con datos reales.
¿Cuándo cerrar las inscripciones de una feria de prácticas?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Ese plazo permite confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, imprimir acreditaciones y ajustar mesas, sillas, catering y materiales de registro.
¿Qué hay que preparar para los stands de las empresas?: Prepara una mesa y sillas por puesto, además de paredes para stands, señalización y espacio para material de presentación según el plano. Confirma cada stand al menos 3 días antes y coordina las entregas para que no lleguen durante el registro.
¿Cuándo probar la tecnología de una feria de empleo?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba cada portátil, pantalla, proyector, micrófono, altavoz y conexión eléctrica, y deja preparados cargadores y baterías externas.

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