Stagebeurs organiseren: checklist en planning

Een stagebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties uitnodigen. Je moet aanmeldingen verwerken, standplaatsen indelen, informatie en badges klaarzetten en controleren of alle techniek werkt. Begin met datum en locatie, open daarna het aanmeldformulier en houd de exposantenlijst vanaf dag één bij. In de laatste week verschuift de aandacht naar bevestigingen, plattegrond, bewegwijzering, catering en veiligheidsroutes. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een beursvloer waarop bezoekers en exposanten direct hun weg vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijhouden
Standplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen maken
Exposanteninformatie versturen
Plattegrond opstellen
Routebeschrijving controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Informatiemappen samenstellen
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Badges en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Exposanten telefonisch bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
Exposantenstands nummeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatiematerialen klaarleggen
2 personen
Infomappen bij stands leggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjesbuffet klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Stands controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
2 personen
Routebordjes controleren
Voorraad bij koffiepunt aanvullen
Fotomoment bij stands begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitzwaaien
2 personen
Registratiebalie afsluiten
2 personen

Nazorg

Presentatiematerialen verzamelen
3 personen
Standmaterialen afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Deelnemersgegevens archiveren
Bedankbericht versturen
Openstaande rekeningen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Presentatieschermenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-opladersaantal 8
Mobiele wifi-hotspotaantal 2
Labelprinter
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 10
Stanleymessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Standbannersaantal 20
Logo- en naambordenaantal 20
Vlaggenaantal 8
Plantdecoratieaantal 12
Kleefgumaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 40
Clipboardmappenaantal 6
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Informatiemappenaantal 120
Presentatiestandaardsaantal 20
Prikbordenaantal 10
Wegwijspijlenaantal 20
Afzetpalenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 10
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de indeling niet pas op de beursdag vast. Maak de plattegrond zodra de eerste organisaties zich aanmelden en reserveer ruimte voor looproutes, de registratiebalie en presentatieschermen.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin hun standplaats, opbouwtijd, routebeschrijving, contactpersoon en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan twee controlemomenten voor techniek: één week vooraf en bij het openen van de locatie. Test laptop, tablets, schermen, verlengkabels, stekkerdozen en de mobiele wifi-hotspot op de werkelijke standplaatsen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer de aantallen 3 dagen voor de beurs. Koel dranken pas op de laatste dag en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar.
Maak de registratie klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt: druk de aanwezigheidslijst af, leg badges en polsbandjes klaar en richt de balie in met laptop, tablets en een labelprinter.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stagebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Open het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je de standindeling en catering uiterlijk 2 weken voor de beurs kunt vastleggen.
Wanneer moet ik exposanten voor een stagebeurs bevestigen?: Bel exposanten 7 dagen voor de beurs na en stuur dezelfde dag de definitieve informatie. Controleer daarbij hun aanwezigheid, standplaats, benodigde techniek en eventuele reserveringen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een stagebeurs?: Plan minimaal 2 uur voor het vrijmaken van de zaalvloer, plaatsen van standtafels, aansluiten van schermen en neerzetten van bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een veiligheids- en vluchtroutecontrole.
Wanneer moet ik de plattegrond van een stagebeurs maken?: Maak een eerste plattegrond zodra je de eerste exposanten hebt verwerkt en een definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je routebeschrijving, bewegwijzering en exposanteninformatie nog op tijd aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.