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Organiser un salon des stages sans rien oublier

Un salon des stages demande plus qu’une date, des exposants et quelques tables. Il faut ouvrir les inscriptions assez tôt, suivre les besoins alimentaires, répartir les emplacements et transmettre des informations précises à chaque organisation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : badges, dossiers d’information, branchements, boissons fraîches et accès aux issues de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Contacter les organisations participantes

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le texte promotionnel

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Tenir à jour la liste des exposants

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Établir le plan

  • Vérifier l’itinéraire

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Concevoir les badges nominatifs

  • Concevoir la signalétique

  • Composer les dossiers d'information

    2 personnes

  • Imprimer la liste de présence

  • Préparer les badges et les bracelets

    2 personnes

  • Confirmer les exposants par téléphone

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours

    2 personnes

  • Libérer le sol de la salle

    4 personnes

  • Installer les tables hautes

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les nappes

    2 personnes

  • Numéroter les stands des exposants

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Préparer le matériel de présentation

    2 personnes

  • Placer les dossiers d’information sur les stands

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer le buffet d’amuse-bouches

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Guider les exposants vers les stands

    3 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Vérifier les stands

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir le buffet en ordre

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les panneaux d’itinéraire

  • Réapprovisionner le point café

  • Encadrer le moment photo aux stands

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Dire au revoir aux exposants

    2 personnes

  • Fermer le comptoir d'inscription

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de présentation

    3 personnes

  • Démonter les matériaux du stand

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le point café

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Stocker le matériel restant

    2 personnes

  • Archiver les données des participants

  • Envoyer un message de remerciement

  • Traiter les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 20
  • Tables pour les visiteursqté 10
  • Chaisesqté 80
  • Comptoir d'inscription
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 30
  • Portants à vêtementsqté 4

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Écrans de présentationqté 4
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Chargeurs USBqté 8
  • Hotspot Wi-Fi mobileqté 2
  • Imprimante d'étiquettes
  • Batteries externesqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Cuillèresqté 100

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Ciseauxqté 10
  • Couteaux Stanleyqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Pinces de serviceqté 6

Décoration

  • Bannières de standqté 20
  • Panneaux logo et nomqté 20
  • Drapeauxqté 8
  • Décoration végétaleqté 12
  • Pâte adhésiveqté 10
  • Serre-câblesqté 100
  • Marqueursqté 12
  • Stylos à billeqté 50
  • Blocs-notesqté 40
  • Chemises à pinceqté 6
  • Badges nominatifsqté 150
  • Braceletsqté 150
  • Dossiers d'informationqté 120
  • Présentoirsqté 20
  • Panneaux d’affichageqté 10
  • Flèches directionnellesqté 20
  • Poteaux de balisageqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes de bureauqté 10
  • Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Kit de lavageqté 2
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Chiffons microfibresqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Confirmez la date et le lieu avant de contacter les organisations participantes, puis envoyez les informations pratiques aux exposants dès que leur présence est certaine. Prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour les relances et les ajustements.
  • Traitez les inscriptions au fil de l’eau au lieu d’attendre la dernière semaine. Mettez à jour la liste des exposants et le plan des stands après chaque désistement ou nouvelle confirmation.
  • Vérifiez les besoins techniques de chaque stand au moins 7 jours avant l’événement. Un ordinateur portable, une tablette ou un écran ne suffisent pas si les rallonges, multiprises, chargeurs et la connexion Wi-Fi n’ont pas été prévus.
  • Préparez les badges, bracelets, dossiers d’information et la liste de présence la veille. Gardez quelques exemplaires vierges et une imprimante d’étiquettes disponibles pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
  • Le jour J, arrivez assez tôt pour ouvrir le lieu, refroidir les boissons et libérer le sol de la salle. Faites une vérification finale des consignes de sécurité et des issues de secours avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des stages ?
Ouvrez le formulaire au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Cela laisse le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le nombre de tables et de chaises.
Quand confirmer les exposants d’un salon des stages ?
Faites une première confirmation environ 2 semaines avant l’événement, puis une confirmation par téléphone entre 3 et 7 jours avant. Profitez-en pour vérifier l’horaire d’arrivée, le matériel demandé et l’emplacement prévu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon des stages ?
Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les stands, le comptoir d’inscription, les chaises, la signalétique et le matériel technique. Ajoutez du temps si les exposants montent eux-mêmes leurs présentations ou si plusieurs écrans doivent être raccordés.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture d’un salon des stages ?
Vérifiez la liste de présence, les badges, les bracelets, le plan des stands, les boissons et les dossiers d’information. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises, l’itinéraire affiché et l’accès dégagé aux issues de secours.

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