Checklist para una feria de empleo de prácticas bien organizada
Organizar una feria de empleo de prácticas requiere coordinar a las organizaciones participantes, las inscripciones y el espacio sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist te ayuda a seguir el orden adecuado: primero fecha, ubicación y expositores; después registro, distribución y materiales; finalmente, montaje, seguridad y atención durante la feria. Incluye puntos que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, las rutas de evacuación, la conexión wifi y la confirmación telefónica a los expositores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Llevar la lista de expositores
Asignar puestos
2 personas
Hacer reservas
Enviar información a los expositores
Elaborar el plano
Comprobar las indicaciones de la ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Diseñar la señalización
Preparar carpetas informativas
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Preparar las acreditaciones y pulseras
2 personas
Confirmar a los expositores por teléfono
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Despejar el suelo del salón
4 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar manteles
2 personas
Numerar los stands de los expositores
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar los materiales de presentación
2 personas
Colocar carpetas informativas en los stands
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet de aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Comprobar los stands
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los carteles de ruta
Reponer el stock en el punto de café
Guiar el momento fotográfico en los stands
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Seguimiento
Reunir materiales de presentación
3 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Archivar los datos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Gestionar las facturas pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 20
- Mesas para visitantescant. 10
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 2
- Pantallas de presentacióncant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cargadores USBcant. 8
- Punto de acceso wifi móvilcant. 2
- Impresora de etiquetas
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 10
- Cúterescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Banners de standcant. 20
- Letreros con logo y nombrecant. 20
- Banderascant. 8
- Decoración vegetalcant. 12
- Masilla adhesivacant. 10
- Bridascant. 100
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 40
- Carpetas portapapelescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Pulserascant. 150
- Carpetas informativascant. 120
- Soportes de presentacióncant. 20
- Tableros de corchocant. 10
- Flechas de señalizacióncant. 20
- Postes separadorescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 10
- Iluminación de emergenciacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Juego de fregonacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de abrir el formulario de inscripción. Así podrás publicar horarios, indicaciones de ruta y capacidad real sin tener que corregir la información después.
- Contacta con las organizaciones participantes con varias semanas de margen y confirma su asistencia por teléfono cuando falten entre 7 y 10 días. Pide entonces sus necesidades de puesto, electricidad y presentación.
- No esperes al día del evento para preparar el plano. Asigna los puestos, marca el mostrador de registro y deja espacio suficiente para mesas de visitantes, sillas, percheros y circulación.
- Prepara las acreditaciones, pulseras, tarjetas de nombre, señalización, carpetas informativas y la lista de asistencia al menos 48 horas antes. Imprime copias adicionales de la lista por si llegan personas sin inscripción.
- Haz una comprobación técnica durante el montaje: portátil, tablets, pantallas, cargadores, regletas, alargadores y wifi móvil. Enfría las bebidas con antelación y revisa las rutas de seguridad antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y organizaciones participantes. Abre las inscripciones cuando el horario y la información básica estén cerrados, y deja la última semana para confirmaciones, compras y montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de prácticas?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes si necesitas preparar acreditaciones, tarjetas de nombre, preferencias dietéticas y la lista de asistencia. Mantén un pequeño margen para registrar asistentes sin inscripción el mismo día.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de la feria de empleo?
- El día anterior deja listas las carpetas informativas, la señalización, las acreditaciones, las pulseras y las copias de la lista de asistencia. También conviene cargar tablets y baterías externas, comprobar el wifi y enfriar las bebidas.
- ¿Cuándo deben llegar los expositores a una feria de prácticas?
- Indica una llegada entre 60 y 90 minutos antes de la apertura para que puedan encontrar su puesto, colocar sus materiales y probar las pantallas o conexiones. Confirma por teléfono la hora y las indicaciones entre 7 y 10 días antes.
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