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Praktikumsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Praktikumsmesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller müssen rechtzeitig zugesagt haben, Standplätze und Lageplan müssen passen und die Technik muss vor dem Einlass funktionieren. Plane zuerst Termin und Ort, öffne danach die Anmeldung und verschicke die Informationen in festen Fristen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Beschilderung, Anwesenheitslisten, Verpflegung und einen geprüften Saal. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbetext veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Lageplan erstellen

  • Wegbeschreibung prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Beschilderung entwerfen

  • Informationsmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Namensschilder und Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Aussteller telefonisch bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheits- und Fluchtwege prüfen

    2 Personen

  • Hallboden freiräumen

    4 Personen

  • Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Ausstellerstände nummerieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Infomappen an den Ständen auslegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snackbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Stände prüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Wegweiser kontrollieren

  • Vorrat an der Kaffeestation auffüllen

  • Fototermin an den Ständen begleiten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Ausstellende verabschieden

    2 Personen

  • Registrierungstresen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Präsentationsmaterialien zusammentragen

    3 Personen

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Offene Rechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 20
  • BesuchertischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-LadegeräteAnz. 8
  • Mobiler WLAN-HotspotAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 10
  • CuttermesserAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • StandbannerAnz. 20
  • Logo- und NamensschilderAnz. 20
  • FahnenAnz. 8
  • PflanzendekorationAnz. 12
  • KlebestiftAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100
  • MarkerAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 40
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • InformationsmappenAnz. 120
  • PräsentationsständerAnz. 20
  • PinnwändeAnz. 10
  • Wegweiser-PfeileAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 10
  • NotbeleuchtungAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und kontaktiere die teilnehmenden Organisationen anschließend gesammelt. Setze für Rückmeldungen eine klare Frist von etwa 14 Tagen, damit Standplätze und Lageplan nicht ständig neu geplant werden müssen.
  • Pflege eine zentrale Ausstellerliste mit Kontaktperson, Standbedarf und Ernährungswünschen. Verschicke die finalen Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe, inklusive Anfahrt, Standplatz und Aufbauzeit.
  • Plane die Registrierung nicht erst am Veranstaltungstag. Drucke Anwesenheitsliste und Namensschilder vorher aus, lege Armbänder bereit und richte die Registrierungstheke so ein, dass mindestens zwei Personen gleichzeitig ankommende Aussteller betreuen können.
  • Teste Laptop, Tablets, Präsentationsbildschirme, WLAN-Hotspot und Verlängerungskabel am Vortag. Lege USB-Ladegeräte und Powerbanks an der Registrierung bereit, weil leere Akkus und fehlende Adapter zu den häufigsten Verzögerungen gehören.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe zuerst Sicherheits- und Fluchtwege, räume den Hallenboden frei und stelle danach Stehtische, Besuchertische, Stühle, Beschilderung sowie gekühlte Getränke auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Praktikumsmesse planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Kontaktaufnahme zu den Organisationen. Die Anmeldung sollte spätestens 6 Wochen vor der Messe geöffnet sein, damit Standplätze und Verpflegung planbar bleiben.
Wann sollte man die Aussteller einer Praktikumsmesse einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Rückmeldung innerhalb von 14 Tagen und sende die finalen Stand- und Anfahrtsinformationen 7 Tage vor der Messe.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Praktikumsmesse?
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei vielen Ständen besser 2 bis 3 Stunden. Technik, Beschilderung und Registrierung sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Was muss am Tag der Praktikumsmesse zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst, prüfe Fluchtwege und räume den Hallenboden frei. Danach stellst du Mobiliar und Registrierung auf, kühlst Getränke und kontrollierst mit der Ausstellerliste, ob alle angemeldeten Organisationen angekommen sind.

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