Checklist voor een stagebeurs organiseren

Een stagebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties uitnodigen en tafels neerzetten. Je regelt eerst datum, locatie en deelnemers, daarna de aanmeldingen, standindeling en bezoekersinformatie. In de laatste week komen naamkaartjes, standbordjes, programma’s en informatiepakketten aan bod. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, werkende techniek, gekoelde dranken en een zaal die vóór binnenkomst is gecontroleerd. Deze checklist bevat 67 taken en 58 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Organisatiegegevens controleren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Bezoekerslijst exporteren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standbordjes printen
Programma en plattegrond printen
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafels inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Plattegronden ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen

Event

Deelnemende organisaties ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
Voorraad controleren
Avondpauze catering verzorgen
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 180
Registratiebalieaantal 2
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Schaaltjesaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Standbordjesaantal 32
Wegwijzerbordenaantal 12
Beursbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 32
Plantenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Bureaulampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 220
Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Aanmeldlijstenaantal 6
Notitieblokkenaantal 40
Pennenaantal 80
Stiftenaantal 24
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Klembordenaantal 8
Enveloppenaantal 100

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4
Nooduitgangbordjesaantal 6

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat je de organisatiegegevens hebt gecontroleerd. Zo voorkom je verkeerde standbordjes en een plattegrond die niet meer klopt.
Plan de bezoekerslijst, naamkaartjes, standbordjes, programma’s en plattegronden uiterlijk enkele dagen vóór de beurs. Exporteer de lijst opnieuw nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Test laptops, projector, scherm, draadloze microfoons en speakers vóór de opbouw. Leg verlengkabels, stekkerdozen, USB-sticks en powerbanks bij de registratie- of techniekplek klaar.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Zet koelboxen en dranken vooraf gereed en controleer of er genoeg koffiekopjes, glazen, borden, besteksets en schaaltjes zijn voor de catering.
Regel de locatiesleutels en het transport naar de zaal vooraf. Reserveer tijd voor tafels, stoelen, registratiebalie, standnummers en wegwijzers voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stagebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Plan de definitieve standindeling en het drukwerk uiterlijk 1 week voor de beurs.
Wanneer moet ik organisaties uitnodigen voor een stagebeurs?: Benader organisaties ongeveer 8 weken vooraf, zodat zij tijd hebben om hun deelname en organisatiegegevens door te geven. Verstuur de bezoekersuitnodigingen daarna zodra het programma en de locatie vaststaan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een stagebeurs?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, standbordjes, wegwijzers en techniek. Controleer de zaal en test audiovisuele apparatuur vóór de deuren opengaan.
Wanneer maak ik naamkaartjes en informatiepakketten?: Maak naamkaartjes en informatiepakketten nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de organisatiegegevens zijn gecontroleerd. Doe dit bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.