Checklist para organizar una feria de empleo de prácticas
Una feria de empleo de prácticas necesita coordinación entre organizaciones, visitantes y equipo de montaje. Esta checklist reúne 67 tareas y 58 materiales para avanzar en el orden correcto: primero fecha, espacio e inscripciones; después puestos, acreditaciones y comunicación; por último, transporte, montaje y recepción. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los datos definitivos de cada organización y la entrega de llaves del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de la organización
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Exportar la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir carteles de stand
Imprimir el programa y el plano
2 personas
Preparar los paquetes de información
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar las mesas de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar planos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Evento
Recibir a las organizaciones participantes
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Recoger vasos usados
2 personas
Comprobar el inventario
Gestionar el catering de la pausa de la tarde
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 32
- Sillascant. 180
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Memorias USBcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cuencoscant. 24
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Carteles de standcant. 32
- Señales de orientacióncant. 12
- Banner de la feriacant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 32
- Plantascant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 220
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 250
- Listas de inscripcióncant. 6
- Bloc de notascant. 40
- Bolígrafoscant. 80
- Rotuladorescant. 24
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Portapapelescant. 8
- Sobrescant. 100
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
- Señales de salida de emergenciacant. 6
Consejos
- Cierra la fecha y el recinto antes de publicar el formulario de inscripción. Reserva al menos 4 semanas para contactar con las organizaciones, enviar invitaciones y promocionar la feria en redes y con carteles.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite, por ejemplo 7 días antes. Así puedes preparar el catering sin improvisar cantidades ni opciones de última hora.
- No esperes al día del evento para ordenar los puestos. Comprueba los datos de cada organización, prepara el plano y asigna los números antes de imprimir los carteles de stand y el programa.
- Exporta la lista de visitantes el día anterior y prepara las tarjetas de nombre por adelantado. Deja una pequeña cantidad de tarjetas en blanco para corregir inscripciones o atender registros en la entrada.
- Programa la logística del recinto con horas concretas: recoge las llaves, lleva los materiales, comprueba la sala y monta mesas, sillas y equipos antes de abrir. Revisa especialmente cables alargadores, regletas, micrófonos y altavoces.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, contactar con las organizaciones, abrir inscripciones, promocionar la feria y cerrar el plano de puestos.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de prácticas?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Necesitas tiempo para exportar la lista de visitantes, preparar tarjetas de nombre, revisar preferencias dietéticas y ajustar el catering.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?
- Deja listos el programa, el plano, los paquetes de información, los carteles de stand y las tarjetas de nombre. También conviene enfriar las bebidas y comprobar que portátiles, proyector, pantalla y micrófonos funcionan.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?
- Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para recoger las llaves, comprobar la sala y montar mesas, sillas, mostrador de registro y números de stand. Añade tiempo si hay que instalar proyector, pantalla y sonido.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!