Praktikumsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kontaktiere danach die teilnehmenden Organisationen, veröffentliche das Anmeldeformular und verschicke die Einladungen.
• Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Exportiere die Besucherliste, bereite Namensschilder vor und drucke Standnummern, Lageplan und Programm spätestens 3 Tage vor der Messe.
• Prüfe die Technik mindestens 7 Tage vorher: Für Laptops, Projektor, Leinwand und Funkmikrofone brauchst du passende Verlängerungskabel, Lautsprecher und geladene Powerbanks beziehungsweise USB-Sticks.
• Kläre Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Erfasse sie mit der Anmeldung und plane Kaffee, Wasser sowie Geschirr für die erwartete Personenzahl; Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden.
• Hole den Standortschlüssel am Vortag ab und bringe Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort. Kontrolliere den Saal, stelle zuerst Tische und Stühle auf und befestige danach Standbeschilderung und Wegweiser.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Die Standaufteilung und das Programm sollten spätestens 1 Woche vorher feststehen.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Praktikumsmesse online gehen?

Veröffentliche es etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und lasse mindestens 3 Wochen Anmeldezeit. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Rückfragen zu klären und die Stände zu verteilen.

Was muss am Tag vor der Praktikumsmesse vorbereitet werden?

Hole den Schlüssel ab, bringe Materialien zum Veranstaltungsort und prüfe Technik, Beschilderung und Cateringbedarf. Drucksachen wie Namensschilder, Standnummern, Programm und Lageplan sollten dann bereits fertig sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Praktikumsmesse?

Plane für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, Registrierungstheke, Standbeschilderung und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne den Saal etwa 3 Stunden vor Beginn, damit ein Test von Projektor, Mikrofonen und Lautsprechern möglich ist.

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