LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser un salon des stages

Un salon des stages demande une coordination précise entre les organisations participantes, les visiteurs et le lieu d’accueil. Commencez par confirmer la date et la salle, puis avancez vers les inscriptions, la communication et la préparation des stands. Les dernières heures servent surtout à vérifier les listes, imprimer les documents, installer le mobilier et tester le matériel technique. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à repérer les oublis fréquents avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Contacter les organisations participantes

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

  • Distribuer les affiches

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les informations de l'organisation

    2 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Exporter la liste des visiteurs

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les panneaux des stands

  • Imprimer le programme et le plan

    2 personnes

  • Préparer les dossiers d’information

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Placer les numéros des stands

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Aménager les tables d’inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Afficher les plans

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Brancher l’écran de présentation

    2 personnes

  • Tester le microphone

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les organisations participantes

    3 personnes

  • Guider les exposants vers leurs stands

    3 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Vérifier le niveau sonore

  • Contrôler les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Rassembler les gobelets utilisés

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Assurer la restauration de la pause du soir

    3 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

  • Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 32
  • Chaisesqté 180
  • Comptoir d'inscriptionqté 2
  • Tables hautesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Clés USBqté 3
  • Batteries externesqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 180
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Petits bolsqté 24

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Pinces de serviceqté 8

Décoration

  • Panneaux de standqté 32
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Bannière de salonqté 2
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 32
  • Plantesqté 12

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Lampes de bureauqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Seauxqté 4

Catering

  • Courses

Papeterie

  • Badges nominatifsqté 220
  • Brochures du programmeqté 250
  • Plansqté 250
  • Listes d’inscriptionqté 6
  • Blocs-notesqté 40
  • Stylosqté 80
  • Marqueursqté 24
  • Ruban adhésifqté 8
  • Ruban adhésif double faceqté 6
  • Ciseauxqté 6
  • Agrafeusesqté 4
  • Agrafesqté 8
  • Presse-papiersqté 8
  • Enveloppesqté 100

Sécurité

  • Passe-câblesqté 12
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Lampes de pocheqté 4
  • Panneaux de sortie de secoursqté 6

Conseils

  • Confirmez la date et le lieu avant de contacter les organisations participantes : prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour recueillir leurs réponses et publier le formulaire d’inscription.
  • Fermez les inscriptions visiteurs au moins 3 jours avant le salon afin d’exporter la liste, préparer les badges nominatifs et vérifier les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
  • Attribuez un numéro à chaque stand avant l’impression des panneaux. Reportez ces mêmes numéros sur le plan, le programme et la signalétique directionnelle pour éviter les changements de dernière minute.
  • Testez les ordinateurs portables, le projecteur, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges la veille. Gardez les batteries externes et les clés USB dans un point d’accueil identifié.
  • Récupérez les clés du lieu et contrôlez la salle avant l’arrivée des exposants : vérifiez les tables, les chaises, les prises, le comptoir d’inscription et l’emplacement du service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des stages ?
Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, recruter les organisations participantes, lancer les inscriptions et organiser la communication. Gardez les 3 derniers jours pour les listes, les badges et les impressions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon des stages ?
Envoyez les invitations environ 5 à 6 semaines avant la date prévue. Une relance 2 semaines avant permet de confirmer les organisations et de corriger les informations affichées sur les stands.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?
Exportez la liste des visiteurs 2 à 3 jours avant le salon, après la clôture des inscriptions. Préparez le plan et les numéros des stands au moins 24 heures avant l’installation pour pouvoir imprimer les panneaux et le programme.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des stages ?
Contrôlez la salle, les clés, le mobilier, les prises et tout le matériel audiovisuel la veille. Préparez aussi les boissons, les dossiers d’information, les badges et la signalétique afin de consacrer le matin du salon à l’installation.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !