Stagebeurs organiseren: checklist van planning tot opening

Een stagebeurs staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige communicatie. Bevestig eerst locatie en datum, verzamel daarna exposant- en bezoekergegevens en werk toe naar een definitief programma. Plan voldoende tijd voor standplaatsen, badges, plattegronden en techniek. Op de dag zelf moeten tafels, stoelen, presentatieschermen, kabels en catering gecontroleerd klaarstaan voordat de eerste standhouder arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantgegevens verzamelen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
Programma definitief maken
2 personen
Exposantenbrief versturen
Bezoekersbevestiging versturen
Naambadges ontwerpen
Naambadges printen
2 personen
Bezoekerslijst printen
Exposantenbadges klaarleggen
Plattegrond printen
Boodschappen doen
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands inrichten
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoon testen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Exposanten begeleiden
2 personen
Voorlichtingssessies begeleiden
2 personen
Catering aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten begeleiden
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Presentatiematerialen verzamelen
3 personen
Exposantenstands afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Exposanten bedanken
Bezoekersbedankje versturen
Contactgegevens veilig archiveren
Facturen en bonnen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Tafelkledenaantal 30
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Schermenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 14
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Standpanelenaantal 26
Pijlenbordenaantal 14
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 20
Tafelnummersaantal 30
Kleefstripsaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgehoudersaantal 200
Lanyardsaantal 200
Klembordenaantal 6
Baliepennenaantal 30
Inschrijfformulierenaantal 220
Programmaboekjesaantal 220
Bezoekersmappenaantal 200
Exposantenmappenaantal 30
Polsbandjesaantal 220

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 14
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Reserveer per stand een tafel, stoel en eventuele stroomaansluiting en verwerk die informatie in de exposantenbrief.
Test alle presentaties minimaal 1 dag vooraf. Controleer projectoren, schermen, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en presentatieklikkers; leg reservekabels en powerbanks apart.
Verstuur de exposantenbrief uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs. Zet daarin aankomsttijd, standnummer, plattegrond, laad- en losafspraken en wat standhouders zelf moeten meenemen.
Maak bezoekersregistratie en catering op dezelfde peildatum definitief. Tel dieetwensen afzonderlijk en controleer of er genoeg kopjes, glazen, borden, bestek, koffie, thee en water beschikbaar zijn.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor meubels, naambadges, bezoekerslijst, plattegrond, oplaadstations, techniek en een laatste controle met de standhouders.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stagebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 2 weken vooraf; de laatste bevestigingen verstuur je 3 tot 5 dagen voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een stagebeurs?: Nodig exposanten ongeveer 6 tot 8 weken vooraf uit, zodat je tijd hebt voor reacties en een reservelijst. Vraag gegevens, logo’s en technische wensen uiterlijk 2 weken voor de beurs op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een stagebeurs op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie en de opbouw. Bij meerdere stands, presentaties of catering is 2 tot 3 uur praktischer, inclusief techniek testen en badges klaarleggen.
Wanneer moet ik de bezoekersbevestiging versturen?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, route, programma en eventuele informatie over dieetwensen of registratie bij binnenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.