Checklist para organizar una feria de empleo de prácticas

Una feria de empleo de prácticas necesita más que confirmar una sala y reunir empresas. Hay que coordinar expositores, visitantes, puestos, acreditaciones, catering y equipos técnicos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde la fecha y las inscripciones hasta la apertura del espacio. También te ayuda a detectar los detalles que suelen fallar: datos incompletos, planos poco claros, adaptadores que faltan o confirmaciones que no llegan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los datos de los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
Definir el programa final
2 personas
Enviar carta a los expositores
Enviar la confirmación a los visitantes
Diseñar acreditaciones
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar las credenciales de expositor
Imprimir el plano
Hacer la compra
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de los expositores
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar el micrófono
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir material para expositores
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Acompañar a los expositores
2 personas
Acompañar las sesiones informativas
2 personas
Reponer el catering
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Pronunciar las palabras de cierre
Despedir a los visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Reunir materiales de presentación
3 personas
Desmontar los stands de expositores
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Agradecer a los expositores
Enviar agradecimiento a los visitantes
Archivar de forma segura los datos de contacto
Gestionar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 28
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 80
Mantelescant. 30
Mesas altascant. 8

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Vallascant. 6
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 14
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Paneles de standcant. 26
Paneles de flechascant. 14
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Guirnaldascant. 8
Plantascant. 20
Números de mesacant. 30
Tiras adhesivascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portanombrescant. 200
Lanyardscant. 200
Portapapelescant. 6
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Formularios de inscripcióncant. 220
Programascant. 220
Carpetas para visitantescant. 200
Carpetas de expositorescant. 30
Pulserascant. 220

Limpieza

Papeleracant. 14
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de invitar a los expositores. Reserva al menos 6 semanas para reunir la lista de empresas, publicar las inscripciones y confirmar la participación.
Pide los datos de cada expositor en el formulario: nombre que aparecerá en la acreditación, persona de contacto, necesidades técnicas y preferencias de espacio. Revisa la información 7 días antes del evento.
Envía la confirmación a los visitantes con la hora de apertura, el programa y las indicaciones prácticas al menos 3 días antes. Imprime también una lista actualizada de visitantes para la entrada.
Haz el plano de puestos cuando conozcas el número definitivo de expositores y deja pasillos suficientemente amplios para la circulación. Comprueba que cada mesa tenga sillas, electricidad y los cables o adaptadores necesarios.
Prueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces y portátiles el día anterior. Lleva regletas, cables alargadores, adaptadores HDMI y baterías externas de reserva: suelen ser los primeros elementos que faltan cuando empieza el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?: Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y la fecha, invitar a los expositores, abrir las inscripciones y cerrar el plano de puestos sin improvisar.
¿Cuándo debo enviar la confirmación a los visitantes?: Envíala entre 3 y 5 días antes de la feria. Incluye la hora de apertura, el programa y cualquier indicación práctica; así reduces preguntas y ausencias por falta de información.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de puestos?: Ciérralo aproximadamente 7 días antes, cuando ya tengas confirmados los expositores. Después imprime el plano y envíalo junto con la carta informativa para que cada empresa sepa dónde colocarse.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la feria?: Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación breve al abrir el lugar. Conecta cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz, y verifica también los adaptadores y las regletas.

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