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Praktikumsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Praktikumsmesse steht und fällt mit guter Abstimmung: Aussteller müssen rechtzeitig zusagen, Besucher ihre Bestätigung erhalten und jeder Stand am Messetag auffindbar sein. Plane zuerst Ort, Datum und Aussteller, danach Anmeldung, Programm und Standaufteilung. In der letzten Woche prüfst du Technik, Namensschilder, Lageplan und Catering. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Besucher einladen

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerdaten sammeln

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Ausstellerbrief versenden

  • Besucherbestätigung versenden

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Besucherliste drucken

  • Ausstellerbadges bereitlegen

  • Lageplan drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering abholen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Standbetreiber erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Ausstellungsmaterial verteilen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsrede halten

  • Aussteller betreuen

    2 Personen

  • Informationssitzungen leiten

    2 Personen

  • Catering auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fotomomente begleiten

  • Kontaktdaten sammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abschlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien zusammentragen

    3 Personen

  • Ausstellerstände abbauen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Kontaktdaten sicher archivieren

  • Rechnungen und Belege bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 28
  • StühleAnz. 180
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 30
  • StehtischeAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • AbschirmungenAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 14
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • SpülwannenAnz. 6

Dekoration

  • StellwändeAnz. 26
  • PfeiltafelnAnz. 14
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 8
  • PflanzenAnz. 20
  • TischnummernAnz. 30
  • KlebestreifenAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Registrierung

  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • NamensschildhalterAnz. 200
  • LanyardsAnz. 200
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TresenstifteAnz. 30
  • AnmeldeformulareAnz. 220
  • ProgrammhefteAnz. 220
  • BesuchermappenAnz. 200
  • AusstellerordnerAnz. 30
  • ArmbänderAnz. 220

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 14
  • HandfegerAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Datum zuerst und verschicke die Einladung an Aussteller so früh, dass du mindestens 4 Wochen für Rückmeldungen und die Standaufteilung hast.
  • Sammle Ausstellerdaten, Ernährungswünsche und Anmeldungen in einer gemeinsamen Übersicht. Lege spätestens 7 Tage vorher fest, welche Angaben auf Badges, Besucherliste und Lageplan stehen.
  • Finalisiere das Programm mindestens 10 Tage vor der Messe und sende den Ausstellerbrief danach sofort. So kennen alle Standbetreiber Ablauf, Aufbauzeiten und ihre Standplätze.
  • Teste Projektoren, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe außerdem Ladegeräte, Verlängerungskabel und Powerbanks an den tatsächlichen Standorten.
  • Plane den Messetag rückwärts: Catering abholen, Materialien prüfen und Location öffnen müssen vor dem ersten Besuchertermin liegen. Lege Namensschilder, Ausstellerbadges, Besucherliste und Lageplan gesammelt am Eingang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Ausstellerliste. Für Einladungen, Anmeldungen, Programm und Standaufteilung solltest du mindestens 4 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Aussteller zu einer Praktikumsmesse einladen?
Versende die Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen, damit noch Zeit für Nachfragen und die Standplatzvergabe bleibt.
Wann müssen Namensschilder und der Lageplan fertig sein?
Drucke Namensschilder, Ausstellerbadges und Lageplan spätestens 2 Tage vor der Messe. Am Vorabend legst du alles nach Eingang, Aussteller und Standnummer sortiert bereit.
Was muss am Tag vor der Praktikumsmesse geprüft werden?
Teste am Vortag die komplette Technik und kontrolliere Tische, Stühle, Stehtische, Kabel, Adapter und Präsentationsgeräte. Prüfe außerdem Catering, Geschirr, Getränke sowie die gedruckte Besucherliste.

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