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Checklist pour organiser un salon des stages

Un salon des stages se prépare en plusieurs temps : confirmer le lieu, mobiliser les exposants, gérer les inscriptions, puis organiser l’accueil sur place. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, des premières invitations au contrôle du matériel le jour J. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, informations exposants, badges, plan de salle et solutions de recharge. Le jour de l’événement, gardez une marge pour les retards, les branchements et l’installation des stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer le lieu et la date

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Inviter les visiteurs

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les informations des exposants

    2 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Envoyer la lettre aux exposants

  • Envoyer la confirmation aux visiteurs

  • Créer les badges nominatifs

  • Imprimer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Préparer les badges des exposants

  • Imprimer le plan de salle

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le catering

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Rappeler les exposants

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager les stands des exposants

    4 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer les panneaux indicateurs

    2 personnes

  • Tester les présentations

    2 personnes

  • Tester le microphone

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Distribuer le matériel des exposants

    2 personnes

  • Briefer l'équipe d'inscription

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Faire le discours d’ouverture

  • Accompagner les exposants

    2 personnes

  • Encadrer les sessions d'information

    2 personnes

  • Ravitailler le catering

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Encadrer les séances photo

  • Recueillir les coordonnées

    2 personnes

  • Annoncer le programme du soir

  • Préparer le mot de clôture

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

  • Faire le départ des exposants

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de présentation

    3 personnes

  • Démonter les stands des exposants

    4 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

Suivi

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les restes

    2 personnes

  • Remercier les exposants

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

  • Archiver les coordonnées en toute sécurité

  • Traiter les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 28
  • Chaisesqté 180
  • Tabourets de barqté 12
  • Porte-manteauxqté 4
  • Cintresqté 80
  • Nappesqté 30
  • Tables hautesqté 8

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 4
  • Projecteursqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Écransqté 6
  • Câbles HDMIqté 8
  • Adaptateurs HDMIqté 6
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Multiprisesqté 14
  • Rallongesqté 12
  • Stations de rechargeqté 4
  • Cliques de présentationqté 3
  • Batteries externesqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 180
  • Verresqté 180
  • Assiettesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

  • Panneaux de standqté 26
  • Panneaux de directionqté 14
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux d'informationqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Plantesqté 20
  • Numéros de tableqté 30
  • Bandes adhésivesqté 10

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Éclairage d’ambianceqté 6

Inscription

  • Tables d’inscriptionqté 2
  • Supports de badges nominatifsqté 200
  • Lanyardsqté 200
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylos de comptoirqté 30
  • Formulaires d'inscriptionqté 220
  • Brochures du programmeqté 220
  • Dossiers visiteursqté 200
  • Dossiers des exposantsqté 30
  • Braceletsqté 220

Nettoyage

  • Poubellesqté 14
  • Balais à mainqté 3
  • Pinces à déchetsqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chariots de ménageqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Lancez les invitations aux exposants avant l’ouverture des inscriptions visiteurs : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour recueillir leurs informations et attribuer les emplacements.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez un récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon.
  • Testez chaque projecteur, écran, microphone, câble HDMI et adaptateur la veille. Gardez au moins une rallonge et une multiprise de secours par zone technique.
  • Préparez les badges visiteurs et exposants séparément, puis imprimez la liste des visiteurs la veille. Ajoutez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
  • Prévoyez un espace d’accueil avec le plan de salle imprimé, les confirmations visiteurs et les informations exposants. Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, chaises et équipements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des stages ?
Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et la date, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, attribuer les stands et finaliser la technique.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon des stages ?
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse environ 3 semaines avant afin de préparer le plan des stands et la lettre aux exposants.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des stages ?
Vérifiez les inscriptions, les badges, le plan de salle, le catering et tout le matériel technique. Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones et câbles au moins la veille, pas le matin même.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour du salon ?
Ouvrez le lieu 90 minutes avant l’arrivée prévue des visiteurs. Ce temps couvre l’installation du mobilier, la mise en place des badges, le branchement des équipements et l’accueil des premiers exposants.

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