Stadsspel organiseren: checklist en planning
Een stadsspel vraagt meer voorbereiding dan alleen opdrachten bedenken. Je regelt een veilige route, een start- en eindlocatie, teams, begeleiders en materiaal dat onderweg niet zoekraakt. Begin met het spelconcept en de route, werk daarna de opdrachten en noodscenario’s uit en plan pas daarna de praktische uitvoering. Deze checklist helpt je om drukwerk, teamzakken, catering en techniek op tijd klaar te hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Spelconcept en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Route op veiligheid controleren
2 personen
Spelopdrachten uitwerken
2 personen
Puzzelmateriaal ontwerpen
2 personen
Noodscenario en contactlijst maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Spelbegeleiders inroosteren
Catering en drank bestellen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw nalopen
2 personen
Spelkaarten en routeboekjes printen
2 personen
Materialen per team verpakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en buffet voorbereiden
3 personen
Startlocatie inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Teamzakken klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Briefing voor begeleiders geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams indelen en badges uitdelen
4 personen
Speluitleg geven
2 personen
Teams op pad sturen
4 personen
Spelposten bemannen
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Teams bij de finish ontvangen
3 personen
Antwoorden en scores controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Winnaar bekendmaken
Muziek en vrije borrel verzorgen
2 personen
Nazorg
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Buffet en bar afbouwen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Spelmateriaal
- Teamrugzakkenaantal 8
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Potlodenaantal 20
- Stadskaartenaantal 50
- Teamhesjesaantal 40
- Naamstickersaantal 50
- Enveloppenaantal 50
- Pionnenaantal 20
- Touwaantal 2
- Stopwatchesaantal 8
- Rekenmachinesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 9
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerplateausaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-dozenaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de route minimaal twee keer na: eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals kort voor de start. Controleer dan wegwerkzaamheden, donkere stukken, oversteekplaatsen en plekken waar teams elkaar kunnen hinderen.
- Maak per team één complete teamzak met stadskaart, routeboekje, klembord, pennen, opdrachten en eventuele pionnen of enveloppen. Leg alle zakken uiterlijk de avond ervoor klaar en nummer ze volgens de teamindeling.
- Plan de teamindeling nadat de aanmeldingen binnen zijn en noteer dieetwensen in hetzelfde overzicht als de catering. Zo bestel je niet alleen genoeg hapjes en drank, maar weet je ook welke aanpassingen nodig zijn.
- Test geluidsapparatuur, draadloze microfoon, speakers en verlengkabels vóór de startlocatie wordt ingericht. Laad powerbanks en stopwatches op en leg zaklampen of ledlampen apart voor gebruik bij minder licht.
- Controleer de weersverwachting niet alleen op de dag zelf, maar ook 24 uur vooraf. Koppel aan je noodscenario een concrete beslissingstijd, bijvoorbeeld wanneer je route aanpast, extra begeleiding inzet of het buitenonderdeel inkort.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een stadsspel organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met het spelconcept, de route en het reserveren van de start- en eindlocatie. Werk opdrachten en materiaal uiterlijk 2 weken voor de speeldag uit, zodat je nog tijd hebt voor een testronde.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een stadsspel?
- Plan minimaal één hoofdbegeleider bij de start en één contactpersoon die tijdens het spel bereikbaar blijft. Bij meerdere routes of lastige kruispunten voeg je per route of controlepunt een begeleider toe; leg de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf vast.
- Wanneer moet ik de route van een stadsspel controleren?
- Controleer de route bij het uitwerken en loop haar opnieuw na in de laatste 24 tot 48 uur. Kijk dan specifiek naar wegafzettingen, werkzaamheden, verlichting en bereikbaarheid van de start- en eindlocatie.
- Hoeveel spelmateriaal moet ik per team klaarleggen?
- Maak voor elk team één afzonderlijk pakket en leg daarnaast minstens één reservepakket klaar. Stop drukwerk, schrijfgerei, kaartmateriaal en opdrachten per team samen in een rugzak of envelop, zodat de uitgifte bij de start niet langer dan enkele minuten duurt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!