Stadtspiel organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Route mindestens zwei Wochen vorher fest und gehe sie danach zweimal ab: einmal zur Sicherheitsprüfung und ein zweites Mal kurz vor dem Spiel. Kontrolliere dabei Baustellen, schlecht beleuchtete Abschnitte und mögliche Ausweichwege.
• Plane pro Team eine eigene Tasche mit Stadtplan, Klemmbrettern, Stiften, Umschlägen und den benötigten Aufgaben. Packe die Taschen spätestens am Vortag und beschrifte sie eindeutig, damit am Start nichts verteilt werden muss.
• Bestätige Start- und Zielort sowie alle nötigen Meldungen mindestens drei bis vier Wochen vor dem Termin. Prüfe besonders, ob Lautsprecher, Tische, Stühle oder ein Buffet am jeweiligen Ort erlaubt sind.
• Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und kühle sie spätestens am Vorabend. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bereite Snacks und Buffet so vor, dass die Spielleitung nicht gleichzeitig ausgeben muss.
• Teste Tonanlage, Mikrofon, Powerbanks und Verlängerungskabel am Vortag. Lege außerdem eine Kontaktliste und ein Notfallszenario bereit; pro Team sollte mindestens eine erreichbare Ansprechperson eingeteilt sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Stadtspiel planen?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Konzept, Route und Start- beziehungsweise Zielort. Einladungen sollten vier bis sechs Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Teamaufteilung und Verpflegung rechtzeitig feststehen.

Wie viele Aufgaben braucht ein Stadtspiel?

Für ein Spiel von zwei bis drei Stunden sind etwa 8 bis 12 Aufgaben pro Team ein guter Richtwert. Plane zusätzlich zwei bis drei Ersatzaufgaben ein, falls eine Station wegen Wetter, Baustelle oder fehlender Zugänglichkeit ausfällt.

Wie viel Material brauche ich pro Stadtspiel-Team?

Jedes Team braucht mindestens eine Teamtasche, einen Stadtplan, ein Klemmbrett, mehrere Stifte, die vorgesehenen Umschläge und gegebenenfalls eine Teamweste. Packe pro Team etwa 20 Prozent zusätzliche Stifte und mindestens eine Powerbank als Reserve ein.

Wann sollte ich die Stadtspiel-Route noch einmal prüfen?

Gehe die Route drei bis sieben Tage vor dem Termin erneut ab. Prüfe zusätzlich am Veranstaltungstag den Startbereich und kritische Streckenabschnitte, weil sich Baustellen, Sperrungen oder die Beleuchtung kurzfristig ändern können.

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